概述
保持您的員工資料在 Unmind 上的最新狀態，自動入職和離職員工，並通過員工資料同步整合提高參與度和採用率。
在幾小時或幾天內完成設置和同步員工資料，而不是幾週或幾個月。
- 吸引整個員工隊伍
我們可以運行活動以提高對 Unmind 的認識和採用，最大化員工的參與和價值。 - 自動離職
在員工的工作結束當天，我們將自動為他們辦理離職手續，並安排刪除他們的個人 Unmind 資料。 - 識別管理者
我們將保持管理者與 Unmind 的同步，以便管理者可以自動訪問和接收特定於管理者的內容。
同步您的員工名錄
與 Unmind 分享員工資料的最快、最安全的方法是使用我們的員工資料同步整合。您可以從您的人力資源信息系統 HRIS 軟體（如 Workday、HiBob、BambooHR、SAP Success Factors）同步員工資料。
整合對 Unmind 請求的員工資料保持透明，您仍然擁有 100% 的控制權來決定分享哪些信息。
Unmind 需要您提供什麼來同步您的員工資料
- 確保您已閱讀並簽署 Unmind 資料處理附錄 DPA。
- 了解您的公司批准我們與您的 HRIS 或身份提供者整合的典型前置時間。這些時間因客戶而異，取決於涉及的團隊：人力資源、IT、信息安全等。
- 當您準備好時，您可以按照一些簡單的配置說明將您的員工資料與 Unmind 同步。整合本身非常簡單，不需要任何開發/工程工作，只需由您的 HRIS 或身份提供者的管理員進行配置。
Unmind 將提供的支持
- Unmind 可以在整個過程中支持您，我們設計的過程盡可能快速和簡單。所有配置應由擁有適當權限的人力資源或 IT 管理員完成，因此您不需要進行任何額外的開發或工程。
- Unmind 可以提供逐步說明，指導您如何將 HR 系統或身份提供者與 Unmind 整合。
整合過程
- Unmind 發送一個鏈接給您的整合團隊
- 該鏈接打開一個整合工具，提供逐步說明如何設置整合：
- 您擁有對 Unmind 請求的資料的完全可見性和控制權
- 我們只會使用您分享的員工資料，並且僅用於已同意的目的
- 不需要開發或工程，整合可以由擁有正確權限的 HRIS 或 IT 管理員完成。
- 整合完成後，您將收到成功的確認
- 員工資料至少每天同步一次，最多每 3 小時同步一次
技術細節
Unmind 使用 merge.dev 平台使您的公司能夠輕鬆地將員工資料與 Unmind 同步。Merge 是一個企業參與工具，提供從您的 HRIS 到 Unmind 的安全同步方式。Merge 獲得 SOC 2 Type II、ISO 27001 和 HIPAA 認證。
員工資料
資料欄位 | 類型 | 必需？ | 目的 |
名字 | 文字 | 是 | 用於識別員工並用於電子郵件活動 |
姓氏 | 文字 | 是 | 用於識別員工並用於電子郵件活動 |
偏好名稱 | 文字 | 可選 | 如果提供，將用於替代名字。 |
工作電子郵件 | 文字 | 是 | 用於識別員工並用於電子郵件活動 |
員工編號 | 字串 | 如果不使用電子郵件則為是 | 用於識別員工，如果組織使用員工 ID 而不是電子郵件。 |
就業狀態 | 字串 | 是 | 用於識別員工是否活躍。可能的值有 ACTIVE、PENDING、INACTIVE |
開始日期 | 日期 | 是 | 該日期將用於處理員工。 |
終止日期 | 日期 | 是 | 用於識別員工何時離開公司，以便我們可以在適當的時間自動移除訪問權限並刪除其資料 |
管理者 | 字串 | 可選 | 授予訪問 Unmind 管理者內容的權限，並根據套餐發送特定於管理者的電子郵件。 需要員工的管理者 ID。 |
常見問題
- 問：我的公司是否必須設置整合來同步員工資料與 Unmind？
建議這樣做，但不是強制性的。如果您不使用 HRIS 或身份提供者整合，您將需要手動上傳離職者（如果您使用員工 ID 登錄，還需要上傳新員工）。此外，如果您希望 Unmind 通過電子郵件與您的整個員工隊伍互動以提高採用率和認知度，您可能需要定期分享員工電子郵件列表。 - 問：設置與 Unmind 的整合需要多長時間？
整合設置可以由您的 HRIS 或身份提供者管理員在幾分鐘內完成。第一次同步將需要幾個小時，但通常更少。員工資料隨後每天同步。請將您的內部 IT 整合批准流程考慮在內。 - 問：這是否使用 SFTP？
我們提供兩種整合選項：
API：此方法使用您的 HR 系統的 API 來安全地訪問所需的資料。只需按照提供的說明設置安全和可自定義的訪問。無需開發或工程工作。
SFTP：對於提供 SFTP 的平台，您可以選擇此方法在您的 HR 系統和 Merge 之間傳輸資料。SFTP 使用完整文件並刪除每次傳輸中不存在的行，確保高效和安全的資料傳輸。 - 問：我的資料是否安全？
我們非常重視保護和處理您的資料。我們只會使用您分享的員工資料，並且僅用於已同意的目的。我們的整合獲得 SOC 2 Type II、ISO 27001 和 HIPAA 認證。所有資料在傳輸和存儲時均加密。 - 問：如果我們想終止，如何“取消”整合？如何停止資料傳輸？
您可以在您的 HRIS 中完全控制移除連接，或者您可以告知我們的支持團隊，他們可以從我們這邊關閉連接。一旦連接停止，我們可以安排在 24 小時內刪除任何同步的員工資料。 - 問：我們可以選擇分享哪些資料，哪些不分享嗎？
可以。您擁有完全控制權來決定與 Unmind 分享哪些員工資料。我們只會請求您和 Unmind 事先同意的資料。 - 問：非 Unmind 用戶的資料怎麼辦，您會訪問到嗎？
會的。當您同步員工資料時，Unmind 將訪問所有員工，但僅限於已同意的特定屬性。這是有益的，因為我們可以在 Unmind 啟動時向所有員工發送電子郵件，以最大化採用率和認知度。 - 問：這會讓 Unmind 訪問我們員工的 PII 資料嗎？
員工已經與 Unmind 分享了他們的姓名和電子郵件地址。如果您選擇分享人口統計資料（年齡、性別、種族）或休假資料，那麼這些資料將僅以匯總、匿名的方式使用，以保護員工隱私。 - 問：Unmind 通過 merge.dev 訪問的資料會保留多久？
我們通過 HRIS 或身份提供者整合訪問的任何資料均受我們的標準資料保留政策約束。資料的安全性、完整性和保留。 - 問：如果我們只希望 Unmind 擁有我們業務某一部分的資料，我們可以停止訪問所有員工資料嗎？
您可以在您的 HRIS 或身份提供者中設置分享資料的範圍。 - 問：資料是通過文件分享的嗎？SFTP？如何傳輸？這種傳輸如何安全？
雖然我們主要使用 API 請求來安全地傳輸員工資料，但 Merge 已經開始為選定的平台推出 SFTP，首先是 Workday。
所有資料在傳輸和存儲時均加密。員工資料的訪問由您的公司授權。 - 問：這會消除每月手動上傳資料的需要嗎？Unmind 如何知道新加入者？
是的，您不需要定期準備和上傳 CSV 文件到 Unmind 來添加新加入者或移除離職者。如果您目前上傳管理者，那麼您也不需要這樣做。 - 問：Unmind 可以直接與我們的 HRIS 整合嗎？
Unmind 提供了一個簡單的整合工具 merge.dev，這使我們能夠輕鬆地與大多數常見的 HR 系統整合。