Ikhtisar
Pastikan data karyawan Anda selalu terbaru di Unmind, lakukan onboarding dan offboarding karyawan secara otomatis, serta tingkatkan keterlibatan dan adopsi dengan integrasi sinkronisasi data karyawan.
Siapkan dan sinkronkan data karyawan dalam hitungan jam atau hari, bukan minggu atau bulan.
- Libatkan seluruh tenaga kerja Anda
Kami dapat menjalankan kampanye untuk meningkatkan kesadaran dan adopsi Unmind guna memaksimalkan keterlibatan dan nilai bagi karyawan. - Offboard karyawan yang keluar secara otomatis
Pada hari berakhirnya masa kerja karyawan, kami akan secara otomatis melakukan offboarding dan menjadwalkan penghapusan data pribadi Unmind mereka. - Identifikasi manajer
Kami akan menjaga sinkronisasi manajer dengan Unmind sehingga manajer dapat secara otomatis mengakses dan menerima konten khusus manajer.
Sinkronkan direktori karyawan Anda
Cara tercepat dan paling aman untuk berbagi data karyawan dengan Unmind adalah dengan integrasi sinkronisasi data karyawan kami. Anda dapat menyinkronkan data karyawan dari perangkat lunak Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) Anda (seperti Workday, HiBob, BambooHR, SAP Success Factors).
Integrasi ini transparan tentang data karyawan apa yang diminta oleh Unmind dan Anda tetap memiliki kendali 100% atas informasi apa yang dibagikan.
Apa yang dibutuhkan Unmind dari Anda untuk menyinkronkan data karyawan Anda
- Pastikan Anda telah membaca dan menandatangani Addendum Pemrosesan Data Unmind (DPA).
- Gambaran waktu tunggu tipikal bagi perusahaan Anda untuk menyetujui integrasi kami dengan HRIS atau penyedia identitas Anda. Ini bervariasi dari klien ke klien tergantung pada tim mana yang terlibat: HR, IT, Keamanan Informasi.
- Ketika Anda siap, Anda dapat menyinkronkan data karyawan Anda dengan Unmind dengan mengikuti beberapa instruksi konfigurasi sederhana. Integrasi itu sendiri sangat mudah dan tidak memerlukan upaya pengembangan/rekayasa, hanya konfigurasi oleh administrator HRIS atau penyedia identitas Anda.
Dukungan yang akan Anda dapatkan dari Unmind
- Unmind dapat mendukung Anda melalui proses ini dan kami telah merancangnya agar secepat dan semudah mungkin. Semuanya harus dapat dikonfigurasi oleh administrator HR atau IT Anda dengan izin yang sesuai, jadi Anda tidak perlu melakukan pengembangan atau rekayasa tambahan.
- Unmind dapat memberikan instruksi langkah demi langkah tentang cara mengintegrasikan sistem HR atau penyedia identitas Anda dengan Unmind.
Proses integrasi
- Unmind mengirimkan tautan ke tim integrasi Anda
- Tautan tersebut membuka alat integrasi dengan instruksi langkah demi langkah tentang cara mengatur integrasi:
- Anda memiliki visibilitas dan kontrol penuh atas data apa yang diminta oleh Unmind
- Kami hanya akan menggunakan data karyawan yang Anda bagikan untuk tujuan yang disepakati
- Tidak diperlukan pengembangan atau rekayasa dan integrasi dapat diselesaikan oleh admin HRIS atau IT dengan izin yang benar.
- Setelah integrasi selesai, Anda akan menerima konfirmasi bahwa itu berhasil
- Data karyawan disinkronkan setidaknya setiap hari dan hingga setiap 3 jam
Detail teknis
Unmind menggunakan platform merge.dev untuk memungkinkan perusahaan Anda dengan mudah menyinkronkan data karyawan dengan Unmind. Merge adalah alat keterlibatan perusahaan yang menyediakan cara aman untuk menyinkronkan data karyawan dari HRIS Anda ke Unmind. Merge bersertifikat SOC 2 Type II, ISO 27001, dan HIPAA.
Data Karyawan
Bidang Data | Tipe | Diperlukan? | Tujuan |
Nama depan | Teks | Ya | Untuk mengidentifikasi karyawan dan digunakan dalam kampanye email |
Nama belakang | Teks | Ya | Untuk mengidentifikasi karyawan dan digunakan dalam kampanye email |
Nama panggilan | Teks | Opsional | Untuk digunakan sebagai pengganti Nama Depan jika disediakan. |
Email kerja | Teks | Ya | Untuk mengidentifikasi karyawan dan digunakan dalam kampanye email |
Nomor karyawan | String | Ya jika Email tidak digunakan | Untuk mengidentifikasi karyawan, ini akan digunakan jika organisasi menggunakan ID karyawan sebagai pengganti email. |
Status pekerjaan | String | Ya | Untuk mengidentifikasi apakah seorang karyawan aktif atau tidak. Nilai yang mungkin: AKTIF, MENUNGGU, TIDAK AKTIF |
Tanggal mulai | Tanggal | Ya | Tanggal akan digunakan untuk memproses karyawan. |
Tanggal pemutusan | Tanggal | Ya | Untuk mengidentifikasi kapan seorang karyawan telah meninggalkan perusahaan sehingga kami dapat secara otomatis menghapus akses dan menghapus data mereka pada waktu yang tepat |
Manajer | String | Opsional | Untuk memberikan akses ke konten Manajer Unmind dan mengirim email khusus manajer (Tergantung Paket). ID manajer karyawan diperlukan. |
Pertanyaan yang Sering Diajukan
- P: Apakah perusahaan saya harus mengatur integrasi untuk menyinkronkan data karyawan dengan Unmind?
Disarankan tetapi tidak wajib. Jika Anda tidak menggunakan integrasi HRIS atau penyedia identitas, Anda harus mengunggah karyawan yang keluar secara manual (dan juga karyawan baru jika Anda menggunakan ID Karyawan untuk login). Selain itu, Anda mungkin harus secara berkala membagikan daftar email karyawan jika Anda ingin Unmind berinteraksi dengan seluruh tenaga kerja Anda melalui email untuk meningkatkan adopsi dan kesadaran Unmind. - P: Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengatur integrasi dengan Unmind?
Mengatur integrasi dapat diselesaikan dalam hitungan menit oleh admin HRIS atau penyedia identitas Anda. Sinkronisasi pertama kemudian akan memakan waktu hingga beberapa jam, tetapi biasanya kurang. Data karyawan kemudian disinkronkan setiap hari. Harap pertimbangkan proses persetujuan integrasi IT internal Anda dalam perencanaan Anda. - P: Apakah ini menggunakan SFTP?
Kami menawarkan dua opsi integrasi:
API: Metode ini menggunakan API sistem HR Anda untuk mengakses data yang diperlukan dengan aman. Cukup ikuti instruksi yang diberikan untuk mengatur akses yang aman dan dapat disesuaikan. Tidak diperlukan upaya pengembangan atau rekayasa.
SFTP: Untuk platform di mana SFTP tersedia, Anda dapat memilih metode ini untuk mentransfer data antara sistem HR Anda dan Merge. SFTP menggunakan file lengkap dan menghapus baris yang tidak ada dalam setiap transfer, memastikan transfer data yang efisien dan aman. - P: Apakah data saya aman?
Kami sangat serius dalam melindungi dan memproses data Anda. Kami hanya akan menggunakan data karyawan yang Anda bagikan untuk tujuan yang disepakati. Integrasi kami bersertifikat SOC 2 Type II, ISO 27001, dan HIPAA. Semua data dienkripsi saat transit dan saat disimpan. - P: Jika kami ingin mengakhiri, bagaimana kami dapat ‘membatalkan’ integrasi? Bagaimana kami menghentikan transfer data?
Anda memiliki kontrol penuh dalam HRIS Anda untuk menghapus koneksi, atau Anda dapat memberi tahu tim dukungan kami dan mereka dapat mematikan koneksi dari pihak kami. Setelah koneksi dihentikan, kami dapat menjadwalkan penghapusan data karyawan yang disinkronkan dalam 24 jam. - P: Bisakah kami memilih data apa yang dibagikan, dan data apa yang tidak?
Ya. Anda memiliki kontrol penuh atas data karyawan apa yang dibagikan dengan Unmind. Kami hanya akan meminta data yang telah Anda dan Unmind sepakati sebelumnya. - P: Bagaimana dengan data pada pengguna non-Unmind, apakah Anda akan memiliki akses ke data tersebut?
Ya. Ketika Anda menyinkronkan data karyawan Anda, Unmind akan memiliki akses ke semua karyawan, meskipun hanya ke atribut spesifik yang telah disepakati. Ini bermanfaat karena kami dapat mengirim email ke semua karyawan sebagai bagian dari peluncuran Unmind untuk memaksimalkan penerimaan dan adopsi. - P: Apakah ini memberikan Unmind akses ke data PII tentang karyawan kami?
Karyawan sudah berbagi nama dan alamat email mereka dengan Unmind. Jika Anda memilih untuk berbagi data demografis (usia, jenis kelamin, etnis) atau data cuti, maka data tersebut hanya akan digunakan secara agregat dan anonim sehingga privasi karyawan terlindungi. - P: Berapa lama Unmind menyimpan data yang diakses melalui merge.dev?
Data apa pun yang kami akses melalui integrasi HRIS atau penyedia identitas tunduk pada kebijakan retensi data standar kami. Keamanan data, integritas, dan retensi informasi Anda. - P: Bagaimana jika kami hanya ingin Unmind memiliki data pada segmen tertentu dari bisnis kami, bisakah kami menghentikan akses ke semua data karyawan?
Anda dapat mengatur cakupan data yang dibagikan dalam HRIS atau penyedia identitas Anda. - P: Apakah data dibagikan melalui file? SFTP? Bagaimana itu ditransfer? Bagaimana transfer itu aman?
Meskipun kami terutama menggunakan permintaan API untuk mentransfer data karyawan dengan aman, Merge telah mulai meluncurkan SFTP untuk platform tertentu, dimulai dengan Workday.
Semua data yang ditransfer, baik melalui permintaan API atau SFTP, dienkripsi saat transit dan saat disimpan. Akses ke data karyawan diotorisasi oleh perusahaan Anda. - P: Apakah ini menghilangkan kebutuhan untuk mengunggah data secara manual setiap bulan? Bagaimana Unmind mengetahui tentang karyawan baru?
Ya, Anda tidak perlu secara berkala menyiapkan dan mengunggah file CSV ke Unmind untuk menambahkan karyawan baru atau menghapus karyawan yang keluar. Jika Anda saat ini mengunggah manajer, maka Anda tidak perlu melakukannya juga. - P: Bisakah Unmind terintegrasi langsung dengan HRIS kami?
Unmind menyediakan integrasi yang mudah menggunakan alat integrasi kami merge.dev. Ini memungkinkan kami untuk dengan mudah terintegrasi dengan sebagian besar sistem HR umum.