員工資料同步指南

概述

透過員工資料同步整合，讓您的員工資料在 Unmind 中保持最新狀態，並自動在內和離職員工中保持最新狀態，並提高參與度和採用率。

在數小時或天內進行設置並同步員工資料，而不是數週或數月。

• 吸引您的整個員工我
  們可以舉辦活動，以提高 Unmind 的意識和採用，以最大程度地提高員工的參與度和價值。
• 離職員自動離職員
  在員工的就業結束當天，我們會自動離職員，並安排他們的個人 Unmind 資料刪除。
• 識別管理員
  我們會讓管理員與 Unmind 保持同步，以便管理員可以自動存取和接收管理員專屬的內容

同步您的員工目錄

與 Unmind 共享員工資料的最快、最安全的方法是使用我們的員工資料同步整合。您可以從人力資源信息系統 HRIS 軟件同步員工數據（例如工作日，HiBob，BambooHR，SAP 成功因素）

整合對 Unmind 要求的員工資料是透明的，您仍可以 100% 控制共享的資訊。

Unmind 需要什麼來同步員工資料

1. 確保您已閱讀並簽署「Unmind 資料處理附錄 DPA」。
2. 您公司的典型交貨時間，以便批准我們與您的 HRIS 或身分提供商整合的概念。這些因客戶而異，具體取決於所涉及的團隊：人力資源、IT、資訊安全。）
3. 準備好後，您可以按照一些簡單的配置說明與 Unmind 同步員工資料。整合本身非常簡單，不需要任何開發/工程努力，只需由您的 HRIS 或身分提供商的管理員進行配置。

您將從 Unmind 獲得什麼支持

• Unmind 可以在整個過程中為您提供支持，我們設計了它以盡可能快速簡便。所有內容應由您的人力資源或 IT 管理員具有適當權限進行配置，因此您不需要進行任何額外的開發或工程。
• Unmind 可以提供有關如何將您的人力資源系統或身分提供商與 Unmind 整合的逐步說明。

整合流程

1. Unmind 通過電子郵件發送鏈接給您的整合團隊
2. 連結會開啟整合工具，其中包含有關如何設定整合的步驟說明：
• 您可以完全掌握並控制 Unmind 要求的資料
• 我們只會將您分享的員工資料用於已同意的目的
• 無需開展或工程，而且 HRIS 或 IT 管理員可以擁有正確權限完成整合。
3. 整合完成後，您將收到確認成功
4. 員工數據至少每天同步，最多每 3 小時一次

技術細節

Unmind 使用合併 .dev 平台使您的公司能夠輕鬆地將員工數據與 Unmind 同步。合併是一種企業參與工具，它提供了一種安全的方法，可將員工數據從您的 HRIS 同步到 Unmind。合併通過 SOC 2 類型 II、ISO 27001 和 HIPAA 認證。

員工資料

常見問題

• 問：我的公司是否必須設定整合，才能與 Unmind 同步員工資料？
  這是建議的，但不是強制性的。如果您不使用 HRIS 或身分提供者整合，則必須手動上傳退出者（如果您使用 Employee ID 登入，也需要加入者）。此外，如果您希望 Unmind 通過電子郵件與您的整個員工互動，以提高對 Unmind 的採用和認識，則可能需要定期共享員工電子郵件列表。
• 問：設定與 Unmind 的整合需要多長時間？
  您的 HRIS 或身分提供者管理員可以在幾分鐘內完成設定整合。然後第一次同步最多需要幾個小時，但通常更少。員工資料隨後會每天同步。請將您的任何內部 IT 整合核准程序納入計劃中。
  
  
• 問：這是否使用 SFTP？
  我們提供兩種整合選項：
  API：此方法使用您的人力資源系統的 API 來安全地訪問必要的數據。只需遵循提供的指示即可設置安全且可自定義的訪問。無需任何開展或工程努力。
  SFTP：對於可用 SFTP 的平台，您可以選擇此方法來在人力資源系統和合併之間傳輸數據。SFTP 使用完整的檔案並刪除每次傳輸中不存在的資料列，確保資料傳輸有效率且安全。
  
  
• 問：我的資料安全嗎？
  我們非常重視保護和處理您的數據。我們只會將您分享的員工資料用於已同意的目的。我們的整合經過 SOC 2 類型 II、ISO 27001 認證和 HIPAA 認證。所有數據在傳輸和靜止時都被加密。
  
  
• 問：如果我們想終止，我們如何「取消」集成？我們如何停止數據傳輸？
  您可以在 HRIS 內完全控制移除連接，或者您可以通知我們的支持團隊，他們可以從我們的端關閉連接。連接停止後，我們可以安排在 24 小時內刪除任何同步的員工數據。
  
  
• 問：我們可以選擇哪些數據要共享，哪些數據不是？
  是的您可以完全控制與 Unmind 共用哪些員工資料。我們只
  會要求您和 Unmind 事先同意的數據。
  
  
• 問：非 Unmind 用戶的數據怎麼樣，您是否可以訪問它？
  是的當您同步員工資料時，Unmind 將能夠存取所有員工，但僅對已經同意的特定屬性。這是有益的，因為我們可以在 Unmind 推出的一部分，向所有員工發送電子郵件，以最大程度地提高接受和採用。
  
  
• 問：這是否能讓 Unmind 存取有關我們員工的個人資料？
  員工已經與 Unmind 分享他們的姓名和電子郵件地址。如果您選擇共享人口統計數據（年齡，性別，種族）或休假數據，則該數據只會以彙總、匿名的方式使用，以保護員工隱私。
  
  
• 問：Unmind 會保留透過 merge.dev 存取的資料多久？
  我們通過 HRIS 或身分提供商整合訪問的任何數據均受我們的標準數據保留政策約束。您的信息的數據安全性，完整性和保留。
  
  
• 問：如果我們只希望 Unmind 擁有關我們業務的某一部分的數據，我們是否可以停止訪問所有員工數據？
  您可以設定在您的 HRIS 或身分提供者內共享的資料範圍。
  
  
• 問：資料是否透過檔案共用？對應用程式? 它是如何轉移的？該轉移如何安全？
  雖然我們主要使用 API 請求來安全地傳輸員工資料，但 Merge 已開始為特定平台推出 SFTP，從 Workday 開始。
  所有傳輸的數據，無論是通過 API 請求或 SFTP，都在傳輸和靜止時進行加密。您的公司授權訪問員工數據。
  
  
• 問：這是否會消除每個月手動上傳數據的需要？Unmind 如何知道新加入者？
  是的，您無需定期準備 CSV 檔案並將其上傳至 Unmind，才能新增加參與者或移除離職者。如果您目前上傳管理員，那麼您也不需要這樣做。
  
  
• 問：Unmind 可以直接與我們的 HRIS 集成嗎？
  Unmind 使用我們的整合工具 merge.dev 提供簡單的整合。這使我們能夠輕鬆地與大多數常見的人力資源系統整合。