员工数据同步指南

概述

通过员工数据同步集成，在Unmind中及时更新员工数据，自动处理员工录用和离职，提高员工参与度和采用率。

只需数小时或数天，而不是数周或数月，即可完成设置并同步员工数据。

• 让您的全体员工积极参与
  我们可开展推广活动，提高员工对Unmind的认识和采用，从而最大限度地提高员工的参与度和价值。
• 自动处理员工离职
  在员工离职当天，我们将自动办理相关离职，并安排删除其个人Unmind数据。
• 识别管理者
  我们将保持管理者与Unmind同步，以便管理者自动访问并接收针对管理者的特定内容

同步员工通讯录

与Unmind共享员工数据的最快捷、最安全的方法是使用我们的员工数据同步集成。您可以将人力资源信息系统HRIS软件（如Workday、HiBob、BambooHR、SAP Success Factors）中的员工数据继续同步。

对于Unmind要求提供哪些员工数据，整合过程确保透明，您对于共享哪些信息仍可保留100%的完全控制权。

Unmind需要您提供哪些信息以同步员工数据

1. 确保您已阅读并签署Unmind数据处理附录DPA。
2. 贵公司批准我们与贵公司HRIS或身份提供商进行集成通常所需的准备时间。这些因客户而异，取决于涉及哪些团队：人力资源、IT、信息安全）。
3. 准备就绪后，您可以按照一些简单的配置说明将员工数据与Unmind同步。集成本身非常简单，无需任何开发/工程工作，只需由HRIS或身份提供商的管理员进行配置即可。

您将从Unmind获得哪些支持？

• Unmind可以在整个过程中为您提供支持，我们的设计尽可能做到快速、简便。人力资源或IT管理员可以通过相关权限对所有内容进行配置，因此您无需进行任何额外的开发或工程设计。
• Unmind可提供有关如何将人力资源系统或身份提供商与Unmind集成的逐步说明。

整合过程

1. Unmind向集成团队发送链接
2. 该链接将打开一个集成工具，并逐步说明如何设置集成：
• 您可以全面了解和控制Unmind请求的数据内容
• 我们只会将您共享的员工数据用于约定的目的
• 无需开发或工程设计，HRIS或拥有正确权限的IT管理员即可完成集成。
3. 整合完成后，您将收到整合成功的确认信息
4. 员工数据至少每天同步一次，最多每3小时同步一次

技术细节

Unmind使用merge.dev平台，使贵公司能够轻松地将员工数据与Unmind同步。Merge是一款企业参与工具，可提供一种安全的方式，将员工数据从HRIS同步到Unmind。Merge通过了SOC2Type II、ISO 27001和HIPAA认证。

员工数据

常见问题

• 问：我的公司是否必须设置集成才能与Unmind同步员工数据？
  建议使用，但并非必须。如果您不使用HRIS或身份提供商集成，则必须手动上传离职人员（如果您使用员工ID登录，则入职人员也需上传）。此外，如果您希望Unmind通过电子邮件与全体员工互动，以提高Unmind的采用率和认知度，则可能需要定期共享员工电子邮件列表。
• 问：与Unmind整合需要多长时间？
  HRIS或身份提供商管理员可在几分钟内完成集成设置。第一次同步最多需要几个小时，但通常更短。随后员工数据将每天同步。请在规划时考虑到内部IT集成审批流程。
  
  
• 问：这是否使用SFTP？
  我们提供两种集成选项：
  API ：这种方法使用人力资源系统的API以安全地访问必要数据。只需按照提供的说明，即可设置安全和可定制的访问权限。无需进行开发或工程设计。
  SFTP ：对于可以使用SFTP的平台，可以选择这种方法在人力资源系统和Merge之间传输数据。SFTP使用完整文件，每次传输都会删除不存在的行，从而确保高效、安全的数据传输。
  
  
• 问：我的数据安全吗？
  我们对保护和处理您的数据非常重视。我们只会将您共享的员工数据用于约定的目的。我们的集成系统通过了SOC2 Type II、ISO 27001和HIPAA认证。所有数据在传输和静止时都经过加密。
  
  
• 问：如果我们想终止，如何”取消“集成？如何停止数据传输？
  您可以完全控制HRIS来删除连接，也可以通知我们的支持团队，让他们从我们这边关闭连接。停止连接后，我们就可以安排在24小时内删除任何同步的员工数据。
  
  
• 问：对于共享哪些数据及不共享哪些数据，我们能否选择？
  可以。您可以完全控制与Unmind共享的员工数据。我们
  只要求您和Unmind事先约定的数据。
  
  
• 问：非Unmind用户的数据会怎样，你们会访问吗？
  是的。同步员工数据时，Unmind可以访问所有员工的相关数据，但只能访问已商定的特定属性。这样做的好处是，我们可以向所有员工发送电子邮件，作为推出Unmind的一部分，以最大限度地提高接受率和采用率。
  
  
• 问：这是否会让Unmind获得我们员工的PII数据？
  员工已经与Unmind分享了自己的姓名和电子邮件地址。如果您选择共享人口统计数据（年龄、性别、种族）或休假时间数据，那么这些数据只会以汇总、匿名的方式使用，以保护员工隐私。
  
  
• 问：Unmind会将通过merge.dev访问的数据保留多长时间？
  我们通过HRIS或身份提供商集成访问的任何数据均受我们的标准数据保留政策约束。数据的安全性、完整性和信息保留。
  
  
• 问：如果只想让Unmind掌握我们业务中某一部分的数据，我们能否停止你们访问所有员工数据？
  您可以在HRIS或身份提供商内部设置共享数据的范围。
  
  
• 问：数据是通过文件共享的吗？SFTP?如何传输？这种传输如何确保安全？
  虽然我们主要使用API请求来安全地传输员工数据，但Merge已开始为特定平台推出SFTP，从Workday开始。
  无论是通过应用程序接口请求还是SFTP传输的所有数据，在传输过程中和静止时都经过加密。访问员工数据须经公司授权。
  
  
• 问：这样就不需要每月手动上传数据了吗？Unmind如何了解新入职者的情况？
  是的，您不必定期准备并向Unmind上传CSV文件以添加入职者或删除离职者。如果您现在上传管理者，那么也不需要这样做。
  
  
• 问：Unmind能否直接与我们的HRIS集成？
  Unmind可使用我们的集成工具merge.dev进行轻松集成。这使我们能够轻松与大多数常见的人力资源系统集成。