Hướng dẫn đồng bộ hóa dữ liệu nhân viên

Tổng quan

Giữ cho dữ liệu nhân viên của bạn được cập nhật trong Unmind, nhân viên tích hợp và bên ngoài tự động đồng thời tăng sự tham gia và áp dụng với tích hợp đồng bộ hóa dữ liệu nhân viên.

Thiết lập và đồng bộ hóa dữ liệu nhân viên theo giờ hoặc ngày, không phải tuần hoặc tháng.

• Thu hút toàn bộ lực lượng lao động của bạn
  Chúng tôi có thể chạy các chiến dịch để tăng nhận thức và áp dụng Unmind để tối đa hóa sự tham gia và giá trị cho nhân viên.
• Những người rời khỏi máy bay tự động
  Vào ngày kết thúc việc làm của nhân viên, chúng tôi sẽ tự động loại bỏ họ và lên lịch xóa dữ liệu Unmind cá nhân của họ.
• Xác định người quản lý
  Chúng tôi sẽ đồng bộ hóa người quản lý với Unmind để người quản lý có thể tự động truy cập và nhận nội dung dành riêng cho người quản lý

Đồng bộ hóa thư mục nhân viên của bạn

Cách nhanh nhất, an toàn nhất để chia sẻ dữ liệu nhân viên với Unmind là tích hợp đồng bộ hóa dữ liệu nhân viên của chúng tôi. Bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu nhân viên từ phần mềm HRIS của Hệ thống Thông tin Nhân sự (chẳng hạn như Workday, HiBob, BambooHR, SAP Success Factors)

Việc tích hợp minh bạch về dữ liệu nhân viên mà Unmind đang yêu cầu và bạn vẫn giữ quyền kiểm soát 100% đối với thông tin nào được chia sẻ.

Unmind cần gì từ bạn để đồng bộ dữ liệu nhân viên

1. Đảm bảo bạn đã đọc và ký vào Unmind Data Processing Addendum DPA.
2. Ý tưởng về thời gian giao hàng điển hình để công ty của bạn phê duyệt việc tích hợp của chúng tôi với HRIS hoặc nhà cung cấp bản sắc của bạn. Chúng thay đổi từ khách hàng này sang khách hàng khác tùy thuộc vào nhóm nào tham gia: Nhân sự, CNTT, Bảo mật thông tin.)
3. Khi bạn đã sẵn sàng, bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu nhân viên của mình với Unmind bằng cách làm theo một số hướng dẫn cấu hình đơn giản. Bản thân việc tích hợp rất đơn giản và sẽ không yêu cầu bất kỳ nỗ lực phát triển/kỹ thuật nào, chỉ cần cấu hình bởi quản trị viên của HRIS hoặc nhà cung cấp bản sắc của bạn.

Những hỗ trợ bạn sẽ nhận được từ Unmind

• Unmind có thể hỗ trợ bạn trong suốt quá trình và chúng tôi đã thiết kế nó nhanh chóng và dễ dàng nhất có thể. Mọi thứ phải được cấu hình bởi quản trị viên nhân sự hoặc CNTT của bạn với các quyền thích hợp, vì vậy bạn sẽ không cần phải thực hiện bất kỳ sự phát triển hoặc kỹ thuật bổ sung nào.
• Unmind có thể cung cấp hướng dẫn từng bước về cách tích hợp hệ thống nhân sự hoặc nhà cung cấp bản sắc của bạn với Unmind.

Quá trình tích hợp

1. Unmind gửi email liên kết đến nhóm tích hợp của bạn
2. Liên kết mở ra một công cụ tích hợp với hướng dẫn từng bước về cách thiết lập tích hợp:
• Bạn có khả năng hiển thị đầy đủ và kiểm soát dữ liệu nào đang được Unmind yêu cầu
• Chúng tôi sẽ chỉ sử dụng dữ liệu nhân viên mà bạn chia sẻ cho mục đích đã được thỏa thuận
• Không cần sự phát triển hoặc kỹ thuật và việc tích hợp có thể được hoàn thành bởi quản trị viên HRIS hoặc CNTT với các quyền chính xác.
3. Khi quá trình tích hợp hoàn tất, bạn sẽ nhận được xác nhận rằng nó đã thành công
4. Dữ liệu nhân viên được đồng bộ hóa ít nhất hàng ngày và tối đa 3 giờ một lần

Chi tiết kỹ thuật

Unmind sử dụng nền tảng merge.dev để cho phép công ty của bạn dễ dàng đồng bộ dữ liệu nhân viên với Unmind. Merge là một công cụ tương tác doanh nghiệp cung cấp một cách an toàn để đồng bộ hóa dữ liệu nhân viên từ HRIS của bạn với Unmind. Merge được chứng nhận SOC 2 Loại II, ISO 27001 và HIPAA.

Dữ liệu nhân viên

Câu hỏi thường gặp

• Câu hỏi: Công ty của tôi có phải thiết lập tích hợp để đồng bộ hóa dữ liệu nhân viên với Unmind không?
  Nó được khuyến nghị nhưng không bắt buộc. Nếu bạn không sử dụng tích hợp HRIS hoặc nhà cung cấp danh tính, bạn sẽ phải tải lên thủ công những người rời khỏi (và cả những người tham gia nếu bạn sử dụng ID nhân viên để đăng nhập.) Ngoài ra, bạn có thể phải định kỳ chia sẻ danh sách email của nhân viên nếu bạn muốn Unmind tương tác với toàn bộ lực lượng lao động của bạn qua email để tăng sự chấp nhận và nhận thức về Unmind.
• Q: Mất bao lâu để thiết lập tích hợp với Unmind?
  Việc thiết lập tích hợp có thể được hoàn thành trong vài phút bởi quản trị viên HRIS hoặc nhà cung cấp bản sắc của bạn. Việc đồng bộ hóa đầu tiên sau đó sẽ mất đến vài giờ, nhưng thông thường ít hơn. Dữ liệu nhân viên sau đó được đồng bộ hóa hàng ngày. Vui lòng tính đến bất kỳ quy trình phê duyệt tích hợp CNTT nội bộ nào của bạn vào kế hoạch của bạn.
  
  
• Q: Có sử dụng SFTP không?
  Chúng tôi cung cấp hai tùy chọn tích hợp:
  API: Phương pháp này sử dụng API của hệ thống nhân sự của bạn để truy cập an toàn vào dữ liệu cần thiết. Chỉ cần làm theo hướng dẫn được cung cấp để thiết lập quyền truy cập an toàn và có thể tùy chỉnh. Không cần sự phát triển hoặc nỗ lực kỹ thuật.
  SFTP: Đối với các nền tảng có sẵn SFTP, bạn có thể chọn phương pháp này để chuyển dữ liệu giữa hệ thống nhân sự của bạn và Merge. SFTP sử dụng tệp đầy đủ và xóa các hàng không có trong mỗi lần chuyển, đảm bảo truyền dữ liệu hiệu quả và an toàn.
  
  
• Q: Dữ liệu của tôi có an toàn không?
  Chúng tôi rất coi trọng việc bảo vệ và xử lý dữ liệu của bạn. Chúng tôi sẽ chỉ sử dụng dữ liệu nhân viên mà bạn chia sẻ cho mục đích đã được thỏa thuận. Sự tích hợp của chúng tôi được chứng nhận SOC 2 Loại II, ISO 27001 và HIPAA. Tất cả dữ liệu được mã hóa trong quá trình chuyển tiếp và ở trạng thái nghỉ.
  
  
• Q: Nếu chúng tôi muốn chấm dứt, làm thế nào chúng tôi có thể 'hủy' tích hợp? Làm thế nào để chúng tôi ngăn chặn việc truyền dữ liệu?
  Bạn có toàn quyền kiểm soát trong HRIS của mình để xóa kết nối hoặc bạn có thể cho nhóm hỗ trợ của chúng tôi biết và họ có thể tắt kết nối từ phía chúng tôi. Khi kết nối đã dừng, chúng tôi có thể lên lịch xóa bất kỳ dữ liệu nhân viên được đồng bộ hóa nào trong 24 giờ.
  
  
• Q: Chúng ta có thể chọn dữ liệu nào được chia sẻ và dữ liệu nào không?
  Vâng. Bạn giữ toàn quyền kiểm soát dữ liệu nhân viên nào được chia sẻ với Unmind. Chúng tôi sẽ
  chỉ yêu cầu dữ liệu mà bạn và Unmind đã đồng ý trước.
  
  
• Q: Còn dữ liệu về người dùng không phải Unmind thì sao, bạn có quyền truy cập vào đó không?
  Vâng. Khi bạn đồng bộ hóa dữ liệu nhân viên của mình, Unmind sẽ có quyền truy cập vào tất cả nhân viên, mặc dù chỉ đến các thuộc tính cụ thể đã được thỏa thuận. Điều này rất có lợi vì chúng tôi có thể gửi email cho tất cả nhân viên như một phần của sự ra mắt của Unmind để tối đa hóa việc tiếp nhận và áp dụng.
  
  
• Q: Điều này có cung cấp cho Unmind quyền truy cập vào dữ liệu PII về nhân viên của chúng tôi không?
  Nhân viên đã chia sẻ tên và địa chỉ email của họ với Unmind. Nếu bạn chọn chia sẻ dữ liệu nhân khẩu học (tuổi, giới tính, dân tộc) hoặc dữ liệu thời gian nghỉ thì dữ liệu đó sẽ chỉ được sử dụng theo cách tổng hợp, ẩn danh để bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên.
  
  
• Câu hỏi: Unmind giữ dữ liệu được truy cập thông qua merge.dev trong bao lâu?
  Bất kỳ dữ liệu nào chúng tôi truy cập thông qua tích hợp HRIS hoặc nhà cung cấp bản sắc đều tuân theo chính sách lưu giữ dữ liệu tiêu chuẩn của chúng tôi. Bảo mật dữ liệu, tính toàn vẹn và lưu giữ thông tin của bạn.
  
  
• Câu hỏi: Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi chỉ muốn Unmind có dữ liệu về một phân khúc nhất định trong doanh nghiệp của mình, chúng tôi có thể ngừng truy cập vào tất cả dữ liệu của nhân viên không?
  Bạn có thể đặt phạm vi dữ liệu được chia sẻ trong HRIS hoặc nhà cung cấp bản sắc của mình.
  
  
• Q: Dữ liệu có được chia sẻ qua một tệp không? SFTP? Nó được chuyển như thế nào? Làm thế nào để chuyển khoản đó an toàn?
  Mặc dù chúng tôi chủ yếu sử dụng các yêu cầu API để chuyển dữ liệu nhân viên một cách an toàn, Merge đã bắt đầu triển khai SFTP cho các nền tảng được chọn, bắt đầu với Workday.
  Tất cả dữ liệu được truyền, cho dù thông qua yêu cầu API hoặc SFTP, đều được mã hóa trong quá trình chuyển tiếp và ở trạng thái nghỉ. Quyền truy cập vào dữ liệu nhân viên được công ty của bạn ủy quyền.
  
  
• Câu hỏi: Điều này có loại bỏ nhu cầu tải dữ liệu theo cách thủ công mỗi tháng không? Làm thế nào Unmind sẽ biết về những người tham gia mới?
  Có, bạn sẽ không phải chuẩn bị định kỳ và tải tệp CSV lên Unmind để thêm người tham gia hoặc xóa người rời khỏi. Nếu bạn hiện đang quản lý tải lên thì bạn cũng sẽ không cần phải làm điều đó.
  
  
• Q: Unmind có thể tích hợp trực tiếp với HRIS của chúng tôi không?
  Unmind cung cấp một sự tích hợp dễ dàng bằng cách sử dụng công cụ tích hợp merge.dev của chúng tôi. Điều này cho phép chúng tôi dễ dàng tích hợp với hầu hết các hệ thống nhân sự phổ biến.