Hướng dẫn đồng bộ dữ liệu nhân viên

Tổng quan

Giữ cho dữ liệu nhân viên của bạn luôn cập nhật trên Unmind, tự động thêm và xóa nhân viên, đồng thời tăng cường sự tham gia và sử dụng với tích hợp đồng bộ dữ liệu nhân viên.

Thiết lập và đồng bộ dữ liệu nhân viên trong vài giờ hoặc ngày, không phải tuần hoặc tháng.

• Thu hút toàn bộ lực lượng lao động của bạn
  Chúng tôi có thể chạy các chiến dịch để tăng cường nhận thức và sử dụng Unmind nhằm tối đa hóa sự tham gia và giá trị cho nhân viên.
• Tự động xóa nhân viên rời đi
  Vào ngày kết thúc công việc của một nhân viên, chúng tôi sẽ tự động xóa họ và lên lịch xóa dữ liệu cá nhân của họ trên Unmind.
• Xác định quản lý
  Chúng tôi sẽ giữ cho các quản lý được đồng bộ với Unmind để họ có thể tự động truy cập và nhận nội dung dành riêng cho quản lý.

Đồng bộ danh bạ nhân viên của bạn

Cách nhanh nhất và an toàn nhất để chia sẻ dữ liệu nhân viên với Unmind là sử dụng tích hợp đồng bộ dữ liệu nhân viên của chúng tôi. Bạn có thể đồng bộ dữ liệu nhân viên từ phần mềm Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS) của bạn (như Workday, HiBob, BambooHR, SAP Success Factors).

Tích hợp này minh bạch về dữ liệu nhân viên mà Unmind yêu cầu và bạn vẫn giữ 100% quyền kiểm soát thông tin được chia sẻ.

Những gì Unmind cần từ bạn để đồng bộ dữ liệu nhân viên

1. Đảm bảo bạn đã đọc và ký Phụ lục Xử lý Dữ liệu (DPA) của Unmind.
2. Một ý tưởng về thời gian dẫn điển hình để công ty của bạn phê duyệt tích hợp của chúng tôi với HRIS hoặc nhà cung cấp danh tính của bạn. Thời gian này có thể khác nhau tùy thuộc vào các đội ngũ tham gia: HR, IT, An ninh Thông tin.
3. Khi bạn đã sẵn sàng, bạn có thể đồng bộ dữ liệu nhân viên của mình với Unmind bằng cách làm theo một số hướng dẫn cấu hình đơn giản. Tích hợp này rất đơn giản và không yêu cầu bất kỳ nỗ lực phát triển/kỹ thuật nào, chỉ cần cấu hình bởi quản trị viên của HRIS hoặc nhà cung cấp danh tính của bạn.

Hỗ trợ bạn sẽ nhận được từ Unmind

• Unmind có thể hỗ trợ bạn trong suốt quá trình và chúng tôi đã thiết kế nó để nhanh chóng và dễ dàng nhất có thể. Mọi thứ nên có thể cấu hình bởi quản trị viên HR hoặc IT của bạn với các quyền phù hợp, vì vậy bạn sẽ không cần thực hiện bất kỳ phát triển hoặc kỹ thuật bổ sung nào.
• Unmind có thể cung cấp hướng dẫn từng bước về cách tích hợp hệ thống HR hoặc nhà cung cấp danh tính của bạn với Unmind.

Quy trình tích hợp

1. Unmind gửi email một liên kết đến đội ngũ tích hợp của bạn
2. Liên kết mở công cụ tích hợp với hướng dẫn từng bước về cách thiết lập tích hợp:
• Bạn có toàn quyền kiểm soát và nhìn thấy dữ liệu nào đang được Unmind yêu cầu
• Chúng tôi chỉ sử dụng dữ liệu nhân viên mà bạn chia sẻ cho mục đích đã thỏa thuận
• Không cần phát triển hoặc kỹ thuật và tích hợp có thể được hoàn thành bởi quản trị viên HRIS hoặc IT với các quyền phù hợp.
3. Khi tích hợp hoàn tất, bạn sẽ nhận được xác nhận rằng nó đã thành công
4. Dữ liệu nhân viên được đồng bộ ít nhất hàng ngày và lên đến mỗi 3 giờ

Chi tiết kỹ thuật

Unmind sử dụng nền tảng merge.dev để cho phép công ty của bạn dễ dàng đồng bộ dữ liệu nhân viên với Unmind. Merge là một công cụ tương tác doanh nghiệp cung cấp cách an toàn để đồng bộ dữ liệu nhân viên từ HRIS của bạn đến Unmind. Merge được chứng nhận SOC 2 Type II, ISO 27001 và HIPAA.

Dữ liệu Nhân viên

Câu hỏi thường gặp

• Q: Công ty của tôi có phải thiết lập tích hợp để đồng bộ dữ liệu nhân viên với Unmind không?
  Được khuyến nghị nhưng không bắt buộc. Nếu bạn không sử dụng tích hợp HRIS hoặc nhà cung cấp danh tính, bạn sẽ phải tải lên thủ công nhân viên rời đi (và cả nhân viên mới nếu bạn sử dụng ID nhân viên để đăng nhập). Ngoài ra, bạn có thể phải chia sẻ định kỳ danh sách email nhân viên nếu bạn muốn Unmind tương tác với toàn bộ lực lượng lao động của bạn qua email để tăng cường sử dụng và nhận thức về Unmind.
• Q: Mất bao lâu để thiết lập tích hợp với Unmind?
  Thiết lập tích hợp có thể hoàn thành trong vài phút bởi quản trị viên HRIS hoặc nhà cung cấp danh tính của bạn. Đồng bộ đầu tiên sau đó sẽ mất đến vài giờ, nhưng thường ít hơn. Dữ liệu nhân viên sau đó được đồng bộ hàng ngày. Vui lòng tính đến bất kỳ quy trình phê duyệt tích hợp IT nội bộ nào của bạn trong kế hoạch của bạn.
  
  
• Q: Điều này có sử dụng SFTP không?
  Chúng tôi cung cấp hai tùy chọn tích hợp:
  API: Phương pháp này sử dụng API của hệ thống HR của bạn để truy cập an toàn dữ liệu cần thiết. Chỉ cần làm theo hướng dẫn được cung cấp để thiết lập quyền truy cập an toàn và tùy chỉnh. Không cần nỗ lực phát triển hoặc kỹ thuật.
  SFTP: Đối với các nền tảng nơi SFTP có sẵn, bạn có thể chọn phương pháp này để chuyển dữ liệu giữa hệ thống HR của bạn và Merge. SFTP sử dụng một tệp đầy đủ và xóa các hàng không có mặt trong mỗi lần chuyển, đảm bảo chuyển dữ liệu hiệu quả và an toàn.
  
  
• Q: Dữ liệu của tôi có an toàn không?
  Chúng tôi rất coi trọng việc bảo vệ và xử lý dữ liệu của bạn. Chúng tôi chỉ sử dụng dữ liệu nhân viên mà bạn chia sẻ cho mục đích đã thỏa thuận. Tích hợp của chúng tôi được chứng nhận SOC 2 Type II, ISO 27001 và HIPAA. Tất cả dữ liệu đều được mã hóa trong quá trình truyền và lưu trữ.
  
  
• Q: Nếu chúng tôi muốn chấm dứt, làm thế nào để chúng tôi ‘hủy’ tích hợp? Làm thế nào để chúng tôi ngừng chuyển dữ liệu?
  Bạn có toàn quyền kiểm soát trong HRIS của bạn để loại bỏ kết nối, hoặc bạn có thể cho đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi biết và họ có thể tắt kết nối từ phía chúng tôi. Khi kết nối đã bị dừng, chúng tôi có thể lên lịch xóa bất kỳ dữ liệu nhân viên nào đã được đồng bộ trong vòng 24 giờ.
  
  
• Q: Chúng tôi có thể chọn dữ liệu nào được chia sẻ và dữ liệu nào không?
  Có. Bạn giữ toàn quyền kiểm soát dữ liệu nhân viên nào được chia sẻ với Unmind. Chúng tôi sẽ
  chỉ yêu cầu dữ liệu mà bạn và Unmind đã thỏa thuận trước.
  
  
• Q: Còn dữ liệu về những người không sử dụng Unmind, bạn có truy cập vào đó không?
  Có. Khi bạn đồng bộ dữ liệu nhân viên của mình, Unmind sẽ có quyền truy cập vào tất cả nhân viên, mặc dù chỉ với các thuộc tính cụ thể đã được thỏa thuận. Điều này có lợi vì chúng tôi có thể gửi email cho tất cả nhân viên như một phần của việc ra mắt Unmind để tối đa hóa sự tham gia và sử dụng.
  
  
• Q: Điều này có cung cấp cho Unmind quyền truy cập vào dữ liệu PII về nhân viên của chúng tôi không?
  Nhân viên đã chia sẻ tên và địa chỉ email của họ với Unmind. Nếu bạn chọn chia sẻ dữ liệu nhân khẩu học (tuổi, giới tính, dân tộc) hoặc dữ liệu nghỉ phép thì dữ liệu đó sẽ chỉ được sử dụng theo cách tổng hợp, ẩn danh để bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên.
  
  
• Q: Unmind giữ dữ liệu truy cập thông qua merge.dev trong bao lâu?
  Bất kỳ dữ liệu nào mà chúng tôi truy cập thông qua tích hợp HRIS hoặc nhà cung cấp danh tính đều tuân theo chính sách lưu giữ dữ liệu tiêu chuẩn của chúng tôi. Bảo mật, tính toàn vẹn và lưu giữ thông tin của bạn.
  
  
• Q: Nếu chúng tôi chỉ muốn Unmind có dữ liệu về một phân khúc nhất định của doanh nghiệp của chúng tôi, chúng tôi có thể ngăn chặn truy cập vào tất cả dữ liệu nhân viên không?
  Bạn có thể đặt phạm vi dữ liệu được chia sẻ trong HRIS hoặc nhà cung cấp danh tính của bạn.
  
  
• Q: Dữ liệu có được chia sẻ qua tệp không? SFTP? Làm thế nào nó được chuyển? Làm thế nào để chuyển đó an toàn?
   Mặc dù chúng tôi chủ yếu sử dụng yêu cầu API để chuyển dữ liệu nhân viên một cách an toàn, Merge đã bắt đầu triển khai SFTP cho các nền tảng chọn lọc, bắt đầu với Workday.
  Tất cả dữ liệu được chuyển, dù qua yêu cầu API hay SFTP, đều được mã hóa trong quá trình truyền và lưu trữ. Quyền truy cập vào dữ liệu nhân viên được ủy quyền bởi công ty của bạn.
  
  
• Q: Điều này có loại bỏ nhu cầu tải dữ liệu thủ công hàng tháng không? Làm thế nào Unmind biết về nhân viên mới?
  Có, bạn sẽ không phải chuẩn bị và tải lên định kỳ các tệp CSV cho Unmind để thêm nhân viên mới hoặc xóa nhân viên rời đi. Nếu bạn hiện đang tải lên quản lý thì bạn cũng sẽ không cần làm điều đó.
  
  
• Q: Unmind có thể tích hợp trực tiếp với HRIS của chúng tôi không?
  Unmind cung cấp một tích hợp dễ dàng sử dụng công cụ tích hợp merge.dev của chúng tôi. Điều này cho phép chúng tôi dễ dàng tích hợp với hầu hết các hệ thống HR phổ biến.