ملازمین کے ڈیٹا کی ہم آہنگی کی رہنمائی

جائزہ

Unmind میں اپنے ملازمین کے ڈیٹا کو تازہ ترین رکھیں، ملازمین کو خودکار طریقے سے شامل اور خارج کریں اور ملازمین کے ڈیٹا ہم آہنگی کے انضمام کے ساتھ شمولیت اور اپنانے میں اضافہ کریں۔

گھنٹوں یا دنوں میں سیٹ اپ کریں اور ملازمین کے ڈیٹا کو ہم آہنگ کریں، ہفتوں یا مہینوں میں نہیں۔

• اپنی پوری ورک فورس کو شامل کریں
  ہم Unmind کی آگاہی اور اپنانے کو زیادہ سے زیادہ کرنے کے لیے مہمات چلا سکتے ہیں تاکہ ملازمین کی شمولیت اور قدر کو زیادہ سے زیادہ کیا جا سکے۔
• خارج ہونے والوں کو خودکار طریقے سے خارج کریں
  جس دن کسی ملازم کی ملازمت ختم ہوتی ہے، ہم انہیں خودکار طریقے سے خارج کر دیں گے اور ان کے ذاتی Unmind ڈیٹا کو حذف کرنے کے لیے شیڈول کریں گے۔
• مینجرز کی شناخت کریں
  ہم مینجرز کو Unmind کے ساتھ ہم آہنگ رکھیں گے تاکہ مینجرز خودکار طریقے سے مینجر مخصوص مواد تک رسائی حاصل کر سکیں اور وصول کر سکیں۔

اپنی ملازمین کی ڈائریکٹری کو ہم آہنگ کریں

Unmind کے ساتھ ملازمین کے ڈیٹا کو شیئر کرنے کا تیز ترین، محفوظ ترین طریقہ ہمارے ملازمین کے ڈیٹا ہم آہنگی کے انضمام کے ساتھ ہے۔ آپ اپنے ہیومن ریسورسز انفارمیشن سسٹم HRIS سافٹ ویئر (جیسے Workday, HiBob, BambooHR, SAP Success Factors) سے ملازمین کے ڈیٹا کو ہم آہنگ کر سکتے ہیں۔

انضمام اس بارے میں شفاف ہے کہ Unmind کون سا ملازمین کا ڈیٹا طلب کر رہا ہے اور آپ اب بھی اس بات پر 100% کنٹرول رکھتے ہیں کہ کون سی معلومات شیئر کی جاتی ہیں۔

Unmind کو آپ سے ملازمین کے ڈیٹا کو ہم آہنگ کرنے کے لیے کیا ضرورت ہے

1. یقینی بنائیں کہ آپ نے Unmind ڈیٹا پروسیسنگ ایڈنڈم DPA کو پڑھا اور دستخط کیا ہے۔
2. آپ کی کمپنی کے لیے ہمارے HRIS یا شناخت فراہم کنندہ کے ساتھ انضمام کی منظوری کے لیے عام لیڈ ٹائمز کا ایک اندازہ۔ یہ کلائنٹ سے کلائنٹ تک مختلف ہوتے ہیں اس پر منحصر ہے کہ کون سی ٹیمیں شامل ہیں: HR, IT, انفارمیشن سیکیورٹی۔
3. جب آپ تیار ہوں، تو آپ کچھ سادہ کنفیگریشن ہدایات پر عمل کر کے Unmind کے ساتھ اپنے ملازمین کے ڈیٹا کو ہم آہنگ کر سکتے ہیں۔ انضمام خود بہت سیدھا ہے اور اس کے لیے کسی ترقیاتی/انجینئرنگ کی کوشش کی ضرورت نہیں ہوگی، صرف آپ کے HRIS یا شناخت فراہم کنندہ کے ایڈمنسٹریٹر کے ذریعہ کنفیگریشن۔

Unmind سے آپ کو کیا مدد ملے گی

• Unmind آپ کو اس عمل کے دوران مدد فراہم کر سکتا ہے اور ہم نے اسے جتنا ممکن ہو سکے تیز اور آسان بنانے کے لیے ڈیزائن کیا ہے۔ سب کچھ آپ کے HR یا IT ایڈمنسٹریٹر کے ذریعہ مناسب اجازتوں کے ساتھ کنفیگریبل ہونا چاہیے، لہذا آپ کو کسی اضافی ترقی یا انجینئرنگ کی ضرورت نہیں ہوگی۔
• Unmind آپ کے HR سسٹم یا شناخت فراہم کنندہ کو Unmind کے ساتھ مربوط کرنے کے لیے مرحلہ وار ہدایات فراہم کر سکتا ہے۔

انضمام کا عمل

1. Unmind آپ کی انضمام ٹیم کو ایک لنک ای میل کرتا ہے
2. لنک انضمام کے آلے کو کھولتا ہے جس میں انضمام کو ترتیب دینے کے بارے میں مرحلہ وار ہدایات ہیں:
• آپ کو مکمل نظر اور کنٹرول حاصل ہے کہ Unmind کون سا ڈیٹا طلب کر رہا ہے
• ہم صرف وہی ملازمین کا ڈیٹا استعمال کریں گے جو آپ نے شیئر کیا ہے اس مقصد کے لیے جو متفقہ ہے
• کسی ترقی یا انجینئرنگ کی ضرورت نہیں ہے اور انضمام کو صحیح اجازتوں کے ساتھ HRIS یا IT ایڈمن کے ذریعہ مکمل کیا جا سکتا ہے۔
3. ایک بار انضمام مکمل ہونے کے بعد آپ کو اس کی کامیابی کی تصدیق موصول ہوگی
4. ملازمین کا ڈیٹا کم از کم روزانہ اور ہر 3 گھنٹے تک ہم آہنگ ہوتا ہے

تکنیکی تفصیلات

Unmind آپ کی کمپنی کو Unmind کے ساتھ ملازمین کے ڈیٹا کو آسانی سے ہم آہنگ کرنے کے قابل بنانے کے لیے merge.dev پلیٹ فارم کا استعمال کرتا ہے۔ Merge ایک انٹرپرائز انگیجمنٹ ٹول ہے جو آپ کے HRIS سے Unmind تک ملازمین کے ڈیٹا کو ہم آہنگ کرنے کا ایک محفوظ طریقہ فراہم کرتا ہے۔ Merge SOC 2 ٹائپ II، ISO 27001، اور HIPAA مصدقہ ہے۔

ملازمین کا ڈیٹا

عمومی سوالات

• سوال: کیا میری کمپنی کو Unmind کے ساتھ ملازمین کے ڈیٹا کو ہم آہنگ کرنے کے لیے انضمام قائم کرنا ہوگا؟
  یہ تجویز کیا جاتا ہے لیکن لازمی نہیں ہے۔ اگر آپ HRIS یا شناخت فراہم کنندہ انضمام استعمال نہیں کرتے ہیں تو آپ کو خودکار طور پر چھوڑنے والوں (اور شامل ہونے والوں کو بھی اگر آپ ملازم ID کو لاگ ان کے لیے استعمال کرتے ہیں) کو اپ لوڈ کرنا ہوگا۔ اس کے علاوہ اگر آپ چاہتے ہیں کہ Unmind آپ کی پوری ورک فورس کے ساتھ ای میل کے ذریعے شمولیت اور آگاہی بڑھانے کے لیے مشغول ہو تو آپ کو وقتاً فوقتاً ملازمین کے ای میلز کی فہرستیں شیئر کرنی پڑ سکتی ہیں۔
• سوال: Unmind کے ساتھ انضمام قائم کرنے میں کتنا وقت لگے گا؟
  انضمام کو آپ کے HRIS یا شناخت فراہم کنندہ ایڈمن کے ذریعہ منٹوں میں مکمل کیا جا سکتا ہے۔ پہلی ہم آہنگی پھر چند گھنٹے تک لے سکتی ہے، لیکن عام طور پر کم۔ ملازمین کا ڈیٹا بعد میں روزانہ ہم آہنگ ہوتا ہے۔ براہ کرم اپنی منصوبہ بندی میں اپنے داخلی IT انضمام کی منظوری کے عمل کو شامل کریں۔
  
  
• سوال: کیا یہ SFTP استعمال کرتا ہے؟
  ہم دو انضمام کے اختیارات پیش کرتے ہیں:
  API: یہ طریقہ آپ کے HR سسٹم کے API کو استعمال کرتا ہے تاکہ ضروری ڈیٹا کو محفوظ طریقے سے حاصل کیا جا سکے۔ محفوظ اور حسب ضرورت رسائی قائم کرنے کے لیے فراہم کردہ ہدایات پر عمل کریں۔ کسی ترقی یا انجینئرنگ کی کوشش کی ضرورت نہیں ہے۔
  SFTP: ان پلیٹ فارمز کے لیے جہاں SFTP دستیاب ہے، آپ اس طریقہ کو اپنے HR سسٹم اور Merge کے درمیان ڈیٹا منتقل کرنے کے لیے منتخب کر سکتے ہیں۔ SFTP مکمل فائل استعمال کرتا ہے اور ہر منتقلی میں موجود نہ ہونے والی قطاروں کو حذف کرتا ہے، جس سے مؤثر اور محفوظ ڈیٹا کی منتقلی کو یقینی بنایا جاتا ہے۔
  
  
• سوال: کیا میرا ڈیٹا محفوظ ہے؟
  ہم آپ کے ڈیٹا کی حفاظت اور پروسیسنگ کو سنجیدگی سے لیتے ہیں۔ ہم صرف وہی ملازمین کا ڈیٹا استعمال کریں گے جو آپ نے شیئر کیا ہے اس مقصد کے لیے جو متفقہ ہے۔ ہمارا انضمام SOC 2 ٹائپ II، ISO 27001، اور HIPAA مصدقہ ہے۔ تمام ڈیٹا کو منتقلی اور آرام کے دوران انکرپٹ کیا جاتا ہے۔
  
  
• سوال: اگر ہم ختم کرنا چاہتے ہیں، تو ہم انضمام کو کیسے 'منسوخ' کر سکتے ہیں؟ ہم ڈیٹا کی منتقلی کو کیسے روک سکتے ہیں؟
  آپ کے HRIS کے اندر مکمل کنٹرول ہے کہ کنکشن کو ہٹا دیں، یا آپ ہماری سپورٹ ٹیم کو بتا سکتے ہیں اور وہ ہمارے اختتام سے کنکشن کو بند کر سکتے ہیں۔ ایک بار کنکشن بند ہونے کے بعد ہم کسی بھی ہم آہنگ ملازمین کے ڈیٹا کو 24 گھنٹوں میں حذف کرنے کے لیے شیڈول کر سکتے ہیں۔
  
  
• سوال: کیا ہم منتخب کر سکتے ہیں کہ کون سا ڈیٹا شیئر کیا جائے، اور کون سا نہیں؟
  جی ہاں۔ آپ کے پاس Unmind کے ساتھ شیئر کیے جانے والے ملازمین کے ڈیٹا پر مکمل کنٹرول ہے۔ ہم صرف وہی ڈیٹا طلب کریں گے جو آپ اور Unmind نے پہلے سے متفق کیا ہے۔
  
  
• سوال: غیر-Unmind صارفین کے ڈیٹا کے بارے میں کیا خیال ہے، کیا آپ کو اس تک رسائی حاصل ہوگی؟
  جی ہاں۔ جب آپ اپنے ملازمین کے ڈیٹا کو ہم آہنگ کرتے ہیں تو Unmind کو تمام ملازمین تک رسائی حاصل ہوگی، حالانکہ صرف ان مخصوص خصوصیات تک جو متفقہ ہیں۔ یہ فائدہ مند ہے کیونکہ ہم Unmind کے آغاز کے حصے کے طور پر تمام ملازمین کو ای میل بھیج سکتے ہیں تاکہ اپنانے اور شمولیت کو زیادہ سے زیادہ کیا جا سکے۔
  
  
• سوال: کیا یہ Unmind کو ہمارے ملازمین کے بارے میں PII ڈیٹا تک رسائی فراہم کرے گا؟
  ملازمین پہلے ہی اپنا نام اور ای میل ایڈریس Unmind کے ساتھ شیئر کرتے ہیں۔ اگر آپ ڈیموگرافک ڈیٹا (عمر، جنس، نسل) یا وقت کی چھٹی کا ڈیٹا شیئر کرنے کا انتخاب کرتے ہیں تو اس ڈیٹا کو صرف مجموعی، گمنام طریقے سے استعمال کیا جائے گا تاکہ ملازمین کی پرائیویسی کی حفاظت کی جا سکے۔
  
  
• سوال: Unmind merge.dev کے ذریعے حاصل کردہ ڈیٹا کو کتنی دیر تک رکھتا ہے؟
  کسی بھی ڈیٹا جو ہم HRIS یا شناخت فراہم کنندہ انضمام کے ذریعے حاصل کرتے ہیں وہ ہمارے معیاری ڈیٹا برقرار رکھنے کی پالیسی کے تابع ہے۔ آپ کی معلومات کی ڈیٹا سیکیورٹی، سالمیت، اور برقرار رکھنا۔
  
  
• سوال: اگر ہم صرف اپنے کاروبار کے ایک خاص حصے کے بارے میں Unmind کو ڈیٹا دینا چاہتے ہیں، تو کیا ہم تمام ملازمین کے ڈیٹا تک رسائی کو روک سکتے ہیں؟
  آپ اپنے HRIS یا شناخت فراہم کنندہ کے اندر شیئر کیے جانے والے ڈیٹا کے دائرہ کار کو سیٹ کر سکتے ہیں۔
  
  
• سوال: کیا ڈیٹا فائل کے ذریعے شیئر کیا جاتا ہے؟ SFTP؟ یہ کیسے منتقل ہوتا ہے؟ یہ منتقلی کیسے محفوظ ہے؟
   جبکہ ہم بنیادی طور پر API درخواستوں کا استعمال کرتے ہیں تاکہ ملازمین کے ڈیٹا کو محفوظ طریقے سے منتقل کیا جا سکے، Merge نے منتخب پلیٹ فارمز کے لیے SFTP کو شروع کرنا شروع کر دیا ہے، Workday سے شروع کرتے ہوئے۔
  تمام ڈیٹا جو منتقل کیا جاتا ہے، چاہے API درخواستوں کے ذریعے ہو یا SFTP کے ذریعے، منتقلی اور آرام کے دوران انکرپٹ کیا جاتا ہے۔ ملازمین کے ڈیٹا تک رسائی آپ کی کمپنی کے ذریعہ مجاز ہے۔
  
  
• سوال: کیا یہ ہر ماہ ڈیٹا کو دستی طور پر اپ لوڈ کرنے کی ضرورت کو ختم کر دے گا؟ Unmind کو نئے شامل ہونے والوں کے بارے میں کیسے پتہ چلے گا؟
  جی ہاں، آپ کو Unmind میں شامل ہونے والوں کو شامل کرنے یا چھوڑنے والوں کو ہٹانے کے لیے وقتاً فوقتاً CSV فائلیں تیار اور اپ لوڈ نہیں کرنی پڑیں گی۔ اگر آپ فی الحال مینجرز کو اپ لوڈ کرتے ہیں تو آپ کو وہ بھی کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی۔
  
  
• سوال: کیا Unmind براہ راست ہمارے HRIS کے ساتھ مربوط ہو سکتا ہے؟
  Unmind ہمارے انضمام کے آلے merge.dev کا استعمال کرتے ہوئے ایک آسان انضمام فراہم کرتا ہے۔ یہ ہمیں زیادہ تر عام HR سسٹمز کے ساتھ آسانی سے مربوط کرنے کی اجازت دیتا ہے۔