Guia de sincronização de dados de funcionários

Visão geral

Mantenha os dados de seus funcionários atualizados na Unmind, integre e remova funcionários automaticamente e aumente o envolvimento e a adoção com a integração da sincronização de dados de funcionários.

Configure e sincronize os dados dos funcionários em horas ou dias, não semanas ou meses.

• Envolva toda a sua força de trabalho
  . Podemos realizar campanhas para aumentar a conscientização e a adoção da Unmind para maximizar o envolvimento e o valor para os funcionários.
• Offboard automático.
  No dia em que um funcionário deixar o emprego, nós o desligaremos automaticamente e programaremos a exclusão de seus dados pessoais da Unmind.
• Identifique gerentes
  . Manteremos gerentes sincronizados com a Unmind para que possam acessar e receber automaticamente seu conteúdo específico

Sincronize o diretório de funcionários

A maneira mais rápida e segura de compartilhar dados de funcionários com a Unmind é com nossa integração de sincronização de dados de funcionários. Você pode sincronizar os dados dos funcionários do seu software Human Resources Information System HRIS (como Workday, HiBob, BambooHR, SAP Success Factors)

A integração é transparente sobre quais dados dos funcionários a Unmind está solicitando e você ainda mantém 100% do controle sobre quais informações são compartilhadas.

O que a Unmind precisa de você para sincronizar os dados de seus funcionários

1. Que leia e assine o Adendo de Processamento de Dados do Unmind DPA.
2. Que nos dê uma ideia dos tempos de espera típicos para que sua empresa aprove nossa integração com seu HRIS ou provedor de identidade. Isso varia de cliente para cliente, dependendo de quais equipes estão envolvidas: RH, TI, Segurança da Informação).
3. Quando estiver pronto, você poderá sincronizar os dados de seus funcionários com a Unmind seguindo algumas instruções de configuração. A integração em si é muito simples e não exigirá nenhum esforço de desenvolvimento/engenharia, apenas a configuração por um administrador do seu HRIS ou provedor de identidade.

Que suporte você receberá da Unmind

• A Unmind pode ajudar você durante todo o processo e ele foi projetado para ser o mais rápido e fácil possível. Tudo deve ser configurável pelo seu administrador de RH ou TI com as permissões apropriadas, então não precisa de nenhum desenvolvimento ou engenharia adicional.
• A Unmind pode fornecer instruções passo a passo sobre como integrar seu sistema de RH ou provedor de identidade.

Processo de integração

1. A Unmind envia um link por e-mail para sua equipe de integrações
2. O link abre uma ferramenta de integração com instruções sobre como configurá-la:
• Você tem total visibilidade e controle sobre quais dados estão sendo solicitados pela Unmind
• Somente usaremos os dados dos funcionários que você compartilhar para a finalidade acordada
• Não é necessário nenhum desenvolvimento ou engenharia e a integração pode ser concluída por um administrador de TI ou HRIS com as permissões corretas.
3. Quando a integração for concluída, você receberá uma confirmação de que ela foi bem-sucedida
4. Os dados dos funcionários são sincronizados pelo menos diariamente e até a cada 3 horas

Detalhes técnicos

A Unmind usa a plataforma merge.dev para que sua empresa sincronize facilmente os dados dos funcionários. A Merge é uma ferramenta de engajamento empresarial que oferece uma maneira segura de sincronizar os dados dos funcionários de seu HRIS com a Unmind. A Merge tem certificação SOC 2 Tipo II, ISO 27001e HIPAA.

Dados do Funcionário

Perguntas Frequentes

• P: Minha empresa precisa configurar uma integração para sincronizar os dados dos funcionários com a Unmind?
  É recomendado, mas não obrigatório. Se você não usar a integração com o HRIS ou provedor de identidade, terá que carregar manualmente as saídas (e também as entradas, se usar o ID do funcionário para fazer login). Além disso, talvez seja necessário compartilhar periodicamente listas de e-mails de funcionários se quiser que a Unmind se envolva com toda a sua força de trabalho para aumentar a adoção e a conscientização.
• P: Quanto tempo leva para configurar a integração com a Unmind?
  A configuração da integração pode ser concluída em minutos pelo administrador do HRIS ou do provedor de identidade. A primeira sincronização pode levar até duas horas, mas geralmente dura menos. Posteriormente, os dados dos funcionários são sincronizados diariamente. Leve em consideração todos os processos internos de aprovação de integração de TI no seu planejamento.
  
  
• P: O processo usa SFTP?
  Oferecemos duas opções de integração:
  API: esse método usa a API do seu sistema de RH para acessar com segurança os dados necessários. Basta seguir as instruções fornecidas para configurar um acesso seguro e personalizável. Não é necessário envolver o desenvolvimento ou engenharia.
  SFTP: Nas plataformas em que o SFTP está disponível, você pode optar por esse método para transferir dados entre o sistema de RH e o Merge. O SFTP usa um arquivo completo e exclui as linhas que não estão presentes em cada transferência, garantindo um processo eficiente e seguro.
  
  
• P: Meus dados estão seguros?
  Levamos a sério a proteção e o processamento de seus dados. Usaremos apenas os dados dos funcionários que você compartilhar para a finalidade acordada. Nossa integração é certificada pelo SOC 2 Tipo II, ISO 27001e HIPAA. Todos os dados são criptografados em trânsito e em repouso.
  
  
• P: Se quisermos encerrar, como podemos "cancelar" a integração? Como podemos interromper a transferência de dados?
  Você tem controle total para remover a conexão em seu HRIS ou informar nossa equipe de suporte, que pode desativar a conexão do nosso lado Quando a conexão for interrompida, você pode programar a exclusão de todos os dados sincronizados em 24 horas.
  
  
• P: Podemos selecionar quais dados são compartilhados e quais não são?
  Sim. Você mantém controle total sobre os dados dos funcionários que são compartilhados com a Unmind.
  Somente solicitaremos dados que você e a Unmind tenham acordado com antecedência.
  
  
• P: E quanto aos dados de usuários que não são da Unmind, você terá acesso a eles?
  Sim. Quando você sincroniza os dados de seus funcionários, a Unmind tem acesso a todos, mas apenas aos atributos específicos que foram acordados. Isso é vantajoso, pois podemos enviar e-mails a todos os funcionários como parte do lançamento da Unmind para maximizar a aceitação e a adoção.
  
  
• P: A Unmind terá acesso a dados de PII sobre nossos funcionários?
  Os funcionários já compartilham seu nome e endereço de e-mail com a Unmind. Se você optar por compartilhar dados demográficos (idade, sexo, etnia) ou de tempo livre, eles serão usados apenas de forma agregada e anônima para proteger a privacidade do funcionário.
  
  
• P: Por quanto tempo a Unmind mantém os dados acessados por meio de merge.dev?
  Todos os dados que acessamos por meio de uma integração com HRIS ou provedor de identidade estão sujeitos à nossa política padrão de retenção de dados. Segurança de dados, integridade e retenção de suas informações.
  
  
• P: E se quisermos que a Unmind tenha apenas dados sobre um determinado segmento de nossos negócios, podemos impedir o acesso a todos os dados dos funcionários?
  Você pode definir o escopo dos dados compartilhados em seu HRIS ou provedor de identidade.
  
  
• P: Os dados são compartilhados por meio de um arquivo? SFTP? Como ele é transferido? Como essa transferência é segura?
  Embora usemos principalmente solicitações de API para transferir dados de funcionários com segurança, o Merge começou a implementar o SFTP para plataformas selecionadas, começando com o Workday.
  Todos os dados transferidos, seja por meio de solicitações de API ou SFTP, são criptografados em trânsito e em repouso. O acesso aos dados dos funcionários é autorizado por sua empresa.
  
  
• P: Isso elimina a necessidade de carregar dados manualmente todos os meses? Como a Unmind sabe sobre os novos participantes?
  Sim, você não precisa preparar e enviar periodicamente arquivos CSV à Unmind para adicionar pessoas que entraram ou remover as que saíram. Se você faz upload de gerentes, também não precisará mais fazer isso.
  
  
• P: A Unmind pode se integrar diretamente com nosso HRIS?
  A Unmind oferece uma integração fácil usando nossa ferramenta merge.dev. Ela nos permite fácil integração com os sistemas de RH mais comuns.