Przewodnik synchronizacji danych pracowników

W skrócie

Można aktualizować dane pracowników w Unmind, automatycznie dołączać i odłączać pracowników oraz zwiększać zaangażowanie i adaptację dzięki integracji synchronizacji danych pracowników.

Konfiguracja i synchronizacja danych pracowników zajmuje godziny lub dni, a nie tygodnie lub miesiące.

• 
  Możemy przeprowadzićkampanie mające na celu zwiększenie świadomości i przyjęcie Unmind, aby zmaksymalizować zaangażowanie i wartość dla pracowników.
• Automatycznie usuwamy osoby opuszczające firmę
  W dniu zakończenia zatrudnienia pracownika, automatycznie go usuwamy i zaplanujemy usunięcie jego danych osobowych w Unmind.
• Identyfikowanie menadżerów
  Będziemy synchronizować menadżerów z Unmind, aby menadżerowie automatycznie uzyskiwali dostęp i otrzymywali treści specyficzne dla menedżera.

Synchronizacja katalogu pracowników

Najszybszym i najbezpieczniejszym sposobem udostępniania danych pracowników w Unmind jest nasza integracja synchronizacji danych pracowników. Mogą Państwo synchronizować dane pracowników z oprogramowania Human Resources Information System HRIS (takiego jak Workday, HiBob, BambooHR, SAP Success Factors).

Integracja jest przejrzysta w zakresie danych pracowników, o które prosi Unmind, a Państwo nadal zachowują 100% kontrolę nad tym, jakie informacje są udostępniane.

Czego Unmind potrzebuje od Państwa, aby zsynchronizować dane pracowników

1. Proszę upewnić się, że przeczytali Państwo i podpisali Dodatek dotyczący przetwarzania danych Unmind DPA.
2. Proszę podać typowy czas oczekiwania na zatwierdzenie przez Państwa firmę naszej integracji z Państwa HRIS lub dostawcą tożsamości. Różnią się one w zależności od klienta, w zależności od tego, które zespoły są zaangażowane: HR, IT, bezpieczeństwo informacji).
3. Gdy będą Państwo gotowi, można zsynchronizować dane pracowników z Unmind, postępując zgodnie z kilkoma prostymi instrukcjami konfiguracji. Sama integracja jest bardzo prosta i nie wymaga żadnego wysiłku programistycznego/inżynieryjnego, a jedynie konfiguracji przez administratora Państwa strony HRIS lub dostawcę tożsamości.

Jakie wsparcie otrzymają Państwo od Unmind

• Unmind może wesprzeć Państwa w tym procesie i zaprojektowaliśmy go tak, aby był tak szybki i łatwy, jak to tylko możliwe. Wszystko powinno być konfigurowalne przez Państwa administratora HR lub IT z odpowiednimi uprawnieniami, więc nie będą Państwo musieli wykonywać żadnych dodatkowych prac programistycznych lub inżynieryjnych.
• Unmind może dostarczyć instrukcje krok po kroku, jak zintegrować Państwa system HR lub dostawcę tożsamości z Unmind.

Proces integracji

1. Unmind wysyła wiadomość e-mail z linkiem do Państwa zespołu ds. integracji
2. Link otwiera narzędzie integracji z instrukcjami krok po kroku, jak skonfigurować integrację:
• Mają Państwo pełny wgląd i kontrolę nad tym, jakie dane są wymagane przez Unmind
• Będziemy wykorzystywać udostępnione przez Państwa dane pracowników wyłącznie w uzgodnionym celu
• Nie jest wymagany żaden rozwój ani inżynieria, a integracja może zostać zakończona przez administratora HRIS lub IT z odpowiednimi uprawnieniami.
3. Po zakończeniu integracji otrzymają Państwo potwierdzenie jej powodzenia
4. Dane pracowników są synchronizowane co najmniej raz dziennie, a maksymalnie co 3 godziny.

Szczegóły techniczne

Unmind korzysta z platformy merge.dev, aby umożliwić Państwa firmie łatwą synchronizację danych pracowników z Unmind. Merge to narzędzie angażujące przedsiębiorstwa, które zapewnia bezpieczny sposób synchronizacji danych pracowników z Państwa HRIS do Unmind. Merge posiada certyfikaty SOC 2 Type II, ISO 27001 oraz HIPAA.

Dane pracowników

Często zadawane pytania

• P: Czy moja firma musi skonfigurować integrację, aby zsynchronizować dane pracowników z Unmind?
  Jest to zalecane, ale nie obowiązkowe. Jeśli nie korzystają Państwo z integracji z dostawcą HRIS lub dostawcą tożsamości, będą Państwo musieli ręcznie przesłać dane osób odchodzących z pracy (a także osób dołączających, jeśli do logowania używany jest identyfikator pracownika). Ponadto może być konieczne okresowe udostępnianie list e-maili pracowników, jeśli chcą Państwo, aby Unmind angażował wszystkich pracowników za pośrednictwem poczty elektronicznej w celu zwiększenia akceptacji i świadomości Unmind.
• P: Jak długo potrwa konfiguracja integracji z Unmind?
  Konfiguracja integracji może zostać przeprowadzona w ciągu kilku minut przez Państwa administratora HRIS lub dostawcę tożsamości. Pierwsza synchronizacja potrwa do kilku godzin, ale zwykle krócej. Dane pracowników są następnie codziennie synchronizowane. Proszę uwzględnić w planowaniu wszelkie wewnętrzne procesy zatwierdzania integracji IT.
  
  
• P: Czy to używa SFTP?
  Oferujemy dwie opcje integracji:
  API: Ta metoda wykorzystuje API Państwa systemu HR do bezpiecznego dostępu do niezbędnych danych. Wystarczy postępować zgodnie z dostarczonymi instrukcjami, aby skonfigurować bezpieczny i konfigurowalny dostęp. Nie są wymagane żadne prace rozwojowe ani inżynieryjne.
  SFTP: W przypadku platform, na których dostępny jest SFTP, można wybrać tę metodę przesyłania danych między systemem HR a Merge. SFTP używa pełnego pliku i usuwa wiersze, które nie są obecne w każdym transferze, zapewniając wydajny i bezpieczny transfer danych.
  
  
• P: Czy moje dane są bezpieczne?
  Bardzo poważnie traktujemy ochronę i przetwarzanie Państwa danych. Będziemy wykorzystywać udostępnione przez Państwa dane pracowników wyłącznie w uzgodnionym celu. Nasza integracja posiada certyfikaty SOC 2 Type II, ISO 27001 oraz HIPAA. Wszystkie dane są szyfrowane podczas przesyłania i przechowywania.
  
  
• P: Jeśli chcemy zakończyć integrację, jak możemy ją "anulować"? Jak zatrzymać przesyłanie danych?
  Mają Państwo pełną kontrolę na stronie HRIS, aby usunąć połączenie, lub mogą Państwo powiadomić nasz zespół pomocy technicznej, który może wyłączyć połączenie z naszej strony. Po zatrzymaniu połączenia możemy zaplanować usunięcie wszystkich zsynchronizowanych danych pracowników w ciągu 24 godzin.
  
  
• P: Czy możemy wybrać, które dane są udostępniane, a które nie?
  Tak. Zachowują Państwo pełną kontrolę nad tym, jakie dane pracowników są udostępniane Unmind. Będziemy prosić
  wyłącznie o dane, które zostały wcześniej uzgodnione przez Państwa i Unmind.
  
  
• P: A co z danymi użytkowników spoza Unmind, czy będą Państwo mieli do nich dostęp?
  Tak. Podczas synchronizacji danych pracowników Unmind będzie miał dostęp do wszystkich pracowników, ale tylko do określonych atrybutów, które zostały uzgodnione. Jest to korzystne, ponieważ możemy wysłać wszystkim pracownikom e-maile w ramach uruchomienia Unmind, aby zmaksymalizować zainteresowanie i przyjęcie.
  
  
• P: Czy zapewni to Unmind dostęp do danych osobowych naszych pracowników?
  Pracownicy już udostępniają swoje imię i nazwisko oraz adres e-mail firmie Unmind. Jeśli zdecydują się Państwo udostępnić dane demograficzne (wiek, płeć, pochodzenie etniczne) lub dane dotyczące czasu wolnego, dane te będą wykorzystywane wyłącznie w sposób zagregowany, zanonimizowany, aby chronić prywatność pracowników.
  
  
• P: Jak długo Unmind przechowuje dane, do których dostęp uzyskano za pośrednictwem strony merge.dev?
  Wszelkie dane, do których uzyskujemy dostęp za pośrednictwem integracji z dostawcą HRIS lub dostawcą tożsamości, podlegają naszej standardowej polityce przechowywania danych. Bezpieczeństwo danych, integralność i przechowywanie Państwa informacji.
  
  
• P: Co jeśli chcemy, aby Unmind posiadał dane dotyczące tylko określonego segmentu naszej działalności, czy możemy zablokować dostęp do wszystkich danych pracowników?
  Mogą Państwo określić zakres danych udostępnianych w ramach dostawcy HRIS lub dostawcy tożsamości.
  
  
• P: Czy dane są udostępniane za pośrednictwem pliku? SFTP? W jaki sposób jest on przekazywany? W jaki sposób ten transfer jest bezpieczny?
  Chociaż używamy głównie żądań API do bezpiecznego przesyłania danych pracowników, Merge rozpoczęło wdrażanie SFTP dla wybranych platform, zaczynając od Workday.
  Wszystkie przesyłane dane, czy to za pośrednictwem żądań API, czy SFTP, są szyfrowane podczas przesyłania i przechowywania. Dostęp do danych pracowników jest autoryzowany przez Państwa firmę.
  
  
• P: Czy to wyeliminuje potrzebę ręcznego przesyłania danych co miesiąc? Skąd Unmind będzie wiedzieć o nowych członkach?
  Tak, nie będą Państwo musieli okresowo przygotowywać i przesyłać plików CSV do Unmind, aby dodawać osoby dołączające lub usuwać osoby odchodzące. Jeśli obecnie przesyłają Państwo dane menadżerów, nie będzie to konieczne.
  
  
• P: Czy Unmind może bezpośrednio zintegrować się z naszą stroną HRIS?
  Unmind zapewnia łatwą integrację za pomocą naszego narzędzia integracyjnego merge.dev. Pozwala nam to na łatwą integrację z większością popularnych systemów HR.