W tym przewodniku dowiedzą się Państwo, jak zarządzać dostępem do platformy Unmind dla pracowników dołączających lub odchodzących z organizacji, korzystając z naszej funkcji zarządzania użytkownikami.
Pierwsze kroki
Aby rozpocząć, proszę kliknąć przycisk Menu w prawym górnym rogu ekranu pulpitu Unmind, a następnie kliknąć przycisk Admin w menu.
Wybór właściwej ścieżki
Proszę kliknąć zakładkę Zarządzaj użytkownikami. Będą Państwo używać kafelka Dodaj użytkowników do przyznawania pracownikom dostępu lub kafelka Usuń użytkowników do usuwania dostępu pracowników.
Jakie informacje powinien zawierać mój plik?
Informacje zawarte w Państwa pliku oraz to, czy należy dodać i/lub usunąć użytkowników, będzie zależeć od Kryteriów dostępu Państwa organizacji. Kryteria dostępu to metoda, za pomocą której Państwa pracownicy rejestrują się w Unmind.
Poniższa tabela zawiera szczegółowe informacje na temat tego, czy należy użyć funkcji Dodaj użytkowników, czy Usuń użytkowników w zależności od kryteriów dostępu.
| Kryteria dostępu | Dodać i/lub usunąć użytkowników? |
| Domena służbowej poczty e-mail |
Dodawanie użytkowników: nie trzeba przesyłać danych Usuwanie użytkowników: adres e-mail |
| Numer pracownika |
Dodawanie użytkowników: numery pracowników Usuwanie użytkowników: numery pracowników |
| Pojedyncze logowanie (SSO) |
Dodawanie użytkowników: nie trzeba przesyłać danych Usuwanie użytkowników: adresy e-mail lub numery pracowników, w zależności od opcji używanej przez Państwa firmę do identyfikacji pracowników. |
Przygotowanie rekordów pracowników do przesłania
Po wybraniu opcji Wybierz plik zostanie wyświetlony monit o podanie listy rekordów użytkowników w pliku w formacie .csv (wartości rozdzielone przecinkiem).
Plik .csv musi być sformatowany w następujący sposób:
- Jako pojedyncza kolumna zawierająca numery pracowników lub domeny służbowej poczty e-mail (w zależności od kryteriów dostępu do Unmind w Państwa organizacji, patrz również tabela powyżej).
- Plik nie powinien zawierać nagłówka kolumny.
Poniżej przedstawiono przykład informacji o użytkowniku w prawidłowym formacie:
Jak dodać użytkowników
Należy przesłać plik .csv zawierający dane użytkowników, którzy mają zostać dodani, klikając Wybierz plik Proszę wybrać plik z systemu i poczekać na jego przetworzenie.
Pojawi się podsumowanie podglądu, które pokazuje liczbę wierszy w pliku .csv.
Po kliknięciu przycisku Prześlij zmiany wyświetlony powinien zostać ekran potwierdzający, że lista została pomyślnie zaktualizowana.
Proszę zwrócić uwagę: jeśli plik .csv zawiera duplikaty, to liczba podana w potwierdzeniu może różnić się od liczby w podsumowaniu podglądu.
Jak usunąć użytkowników
Proszę pamiętać: po usunięciu użytkownika nadal będzie on miał przez 30 dni dostęp do Unmind, co posłuży jako okres przejściowy oraz otrzyma powiadomienie e-mail informujące go o tym. Po upływie 30 dni dane osobowe zostaną usunięte z naszego systemu.
Aby usunąć użytkowników, należy przesłać plik .csv zawierający użytkowników, którzy mają zostać usunięci, klikając przycisk Wybierz plik. Proszę wybrać plik z systemu i poczekać na jego przetworzenie.
Pojawi się podsumowanie podglądu, które pokazuje liczbę wierszy w pliku .csv.
Po kliknięciu przycisku Prześlij zmiany wyświetlony powinien zostać ekran potwierdzający, że lista została pomyślnie zaktualizowana.
Proszę pamiętać: jeżeli w pliku Usuń użytkowników zawarte są dane użytkowników, którzy nigdy nie zarejestrowali się na konto Unmind, to nie zostaną oni uwzględnieni w podsumowaniu. Wyjaśnia to różnice między liczbą w podsumowaniu usuwania użytkowników a rekordami w pliku usuwania użytkowników.
Błędy
Jeśli wyświetlony zostanie komunikat o błędzie, proszę sprawdzić, czy przesyłany plik ma prawidłowy format (tzn. czy jest to plik .csv).
Jeśli wyświetlony zostanie komunikat o błędzie i brak jest pewności, dlaczego tak się dzieje, proszę skontaktować się z pomocą techniczną, a my chętnie pomożemy rozwiązać problem.