Panduan penyelarasan data pekerja

Gambaran Keseluruhan

Pastikan data pekerja anda sentiasa terkini dalam Unmind, daftarkan dan keluarkan pekerja secara automatik serta tingkatkan penglibatan dan penggunaan dengan integrasi penyelarasan data pekerja.

Sediakan dan selaraskan data pekerja dalam beberapa jam atau hari, bukan minggu atau bulan.

• Libatkan seluruh tenaga kerja anda
  Kami boleh menjalankan kempen untuk meningkatkan kesedaran dan penggunaan Unmind bagi memaksimumkan penglibatan dan nilai untuk pekerja.
• Keluarkan pekerja yang meninggalkan syarikat secara automatik
  Pada hari pekerjaan seorang pekerja berakhir, kami akan secara automatik mengeluarkan mereka dan menjadualkan data peribadi Unmind mereka untuk dipadamkan.
• Kenal pasti pengurus
  Kami akan memastikan pengurus diselaraskan dengan Unmind supaya pengurus secara automatik boleh mengakses dan menerima kandungan khusus pengurus

Selaraskan direktori pekerja anda

Cara paling cepat dan selamat untuk berkongsi data pekerja dengan Unmind adalah dengan integrasi penyelarasan data pekerja kami. Anda boleh menyelaraskan data pekerja dari perisian Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) anda (seperti Workday, HiBob, BambooHR, SAP Success Factors)

Integrasi ini telus tentang data pekerja yang diminta oleh Unmind dan anda masih mengekalkan 100% kawalan ke atas maklumat yang dikongsi.

Apa yang Unmind perlukan daripada anda untuk menyelaraskan data pekerja anda

1. Pastikan anda telah membaca dan menandatangani Tambahan Pemprosesan Data Unmind (DPA).
2. Idea tentang masa utama biasa untuk syarikat anda meluluskan integrasi kami dengan HRIS atau penyedia identiti anda. Ini berbeza dari pelanggan ke pelanggan bergantung pada pasukan yang terlibat: HR, IT, Keselamatan Maklumat.)
3. Apabila anda bersedia, anda boleh menyelaraskan data pekerja anda dengan Unmind dengan mengikuti beberapa arahan konfigurasi mudah. Integrasi itu sendiri sangat mudah dan tidak memerlukan sebarang usaha pembangunan/kejuruteraan, hanya konfigurasi oleh pentadbir HRIS atau penyedia identiti anda.

Sokongan yang anda akan dapat daripada Unmind

• Unmind boleh menyokong anda melalui proses ini dan kami telah merancangnya supaya secepat dan semudah mungkin. Segala-galanya sepatutnya boleh dikonfigurasi oleh pentadbir HR atau IT anda dengan kebenaran yang sesuai, jadi anda tidak perlu melakukan sebarang pembangunan atau kejuruteraan tambahan.
• Unmind boleh menyediakan arahan langkah demi langkah tentang cara mengintegrasikan sistem HR atau penyedia identiti anda dengan Unmind.

Proses Integrasi

1. Unmind menghantar pautan kepada pasukan integrasi anda
2. Pautan membuka alat integrasi dengan arahan langkah demi langkah tentang cara menyediakan integrasi:
• Anda mempunyai keterlihatan dan kawalan penuh ke atas data yang diminta oleh Unmind
• Kami hanya akan menggunakan data pekerja yang anda kongsi untuk tujuan yang dipersetujui
• Tiada pembangunan atau kejuruteraan diperlukan dan integrasi boleh diselesaikan oleh pentadbir HRIS atau IT dengan kebenaran yang betul.
3. Setelah integrasi selesai, anda akan menerima pengesahan bahawa ia berjaya
4. Data pekerja diselaraskan sekurang-kurangnya setiap hari dan sehingga setiap 3 jam

Butiran Teknikal

Unmind menggunakan platform merge.dev untuk membolehkan syarikat anda dengan mudah menyelaraskan data pekerja dengan Unmind. Merge adalah alat penglibatan perusahaan yang menyediakan cara selamat untuk menyelaraskan data pekerja dari HRIS anda ke Unmind. Merge disahkan SOC 2 Type II, ISO 27001, dan HIPAA.

Data Pekerja

Soalan Lazim

• S: Adakah syarikat saya perlu menyediakan integrasi untuk menyelaraskan data pekerja dengan Unmind?
  Ia disyorkan tetapi tidak wajib. Jika anda tidak menggunakan integrasi HRIS atau penyedia Identiti, anda perlu memuat naik pekerja yang meninggalkan syarikat secara manual (dan juga pekerja baru jika anda menggunakan ID Pekerja untuk log masuk.) Selain itu, anda mungkin perlu berkongsi senarai e-mel pekerja secara berkala jika anda ingin Unmind berinteraksi dengan seluruh tenaga kerja anda melalui e-mel untuk meningkatkan penggunaan dan kesedaran tentang Unmind.
• S: Berapa lama masa yang diperlukan untuk menyediakan integrasi dengan Unmind?
  Penyediaan integrasi boleh diselesaikan dalam beberapa minit oleh pentadbir HRIS atau penyedia identiti anda. Penyelarasan pertama kemudian akan mengambil masa sehingga beberapa jam, tetapi biasanya kurang. Data pekerja diselaraskan setiap hari selepas itu. Sila pertimbangkan sebarang proses kelulusan integrasi IT dalaman anda dalam perancangan anda.
  
  
• S: Adakah ini menggunakan SFTP?
  Kami menawarkan dua pilihan integrasi:
  API: Kaedah ini menggunakan API sistem HR anda untuk mengakses data yang diperlukan dengan selamat. Ikuti sahaja arahan yang disediakan untuk menyediakan akses yang selamat dan boleh disesuaikan. Tiada usaha pembangunan atau kejuruteraan diperlukan.
  SFTP: Untuk platform di mana SFTP tersedia, anda boleh memilih kaedah ini untuk memindahkan data antara sistem HR anda dan Merge. SFTP menggunakan fail penuh dan memadamkan baris yang tidak hadir dalam setiap pemindahan, memastikan pemindahan data yang cekap dan selamat.
  
  
• S: Adakah data saya selamat?
  Kami mengambil serius perlindungan dan pemprosesan data anda. Kami hanya akan menggunakan data pekerja yang anda kongsi untuk tujuan yang dipersetujui. Integrasi kami disahkan SOC 2 Type II, ISO 27001, dan HIPAA. Semua data disulitkan semasa transit dan semasa disimpan.
  
  
• S: Jika kami ingin menamatkan, bagaimana kami boleh 'membatalkan' integrasi? Bagaimana kami menghentikan pemindahan data?
  Anda mempunyai kawalan penuh dalam HRIS anda untuk mengeluarkan sambungan, atau anda boleh memberitahu pasukan sokongan kami dan mereka boleh mematikan sambungan dari pihak kami. Setelah sambungan dihentikan, kami boleh menjadualkan sebarang data pekerja yang diselaraskan untuk dipadamkan dalam masa 24 jam.
  
  
• S: Bolehkah kami memilih data apa yang dikongsi, dan data apa yang tidak?
  Ya. Anda mengekalkan kawalan penuh ke atas data pekerja yang dikongsi dengan Unmind. Kami hanya akan meminta data yang anda dan Unmind telah bersetuju terlebih dahulu.
  
  
• S: Bagaimana dengan data pengguna bukan Unmind, adakah anda akan mempunyai akses kepada itu?
  Ya. Apabila anda menyelaraskan data pekerja anda, Unmind akan mempunyai akses kepada semua pekerja, walaupun hanya kepada atribut tertentu yang telah dipersetujui. Ini bermanfaat kerana kami boleh menghantar e-mel kepada semua pekerja sebagai sebahagian daripada pelancaran Unmind untuk memaksimumkan pengambilan dan penggunaan.
  
  
• S: Adakah ini memberikan Unmind akses kepada data PII tentang pekerja kami?
  Pekerja sudah berkongsi nama dan alamat e-mel mereka dengan Unmind. Jika anda memilih untuk berkongsi data demografi (umur, jantina, etnik) atau data cuti, maka data itu hanya akan digunakan secara agregat, tanpa nama supaya privasi pekerja dilindungi.
  
  
• S: Berapa lama Unmind menyimpan data yang diakses melalui merge.dev?
  Mana-mana data yang kami akses melalui integrasi HRIS atau penyedia identiti adalah tertakluk kepada dasar pengekalan data standard kami. Keselamatan data, integriti, dan pengekalan maklumat anda.
  
  
• S: Bagaimana jika kami hanya mahu Unmind mempunyai data pada segmen tertentu perniagaan kami, bolehkah kami menghentikan akses kepada semua data pekerja?
  Anda boleh menetapkan skop data yang dikongsi dalam HRIS atau penyedia identiti anda.
  
  
• S: Adakah data dikongsi melalui fail? SFTP? Bagaimana ia dipindahkan? Bagaimana pemindahan itu selamat?
   Walaupun kami terutamanya menggunakan permintaan API untuk memindahkan data pekerja dengan selamat, Merge telah mula melancarkan SFTP untuk platform terpilih, bermula dengan Workday.
  Semua data yang dipindahkan, sama ada melalui permintaan API atau SFTP, disulitkan semasa transit dan semasa disimpan. Akses kepada data pekerja dibenarkan oleh syarikat anda.
  
  
• S: Adakah ini menghapuskan keperluan untuk memuat naik data secara manual setiap bulan? Bagaimana Unmind akan mengetahui tentang pekerja baru?
  Ya, anda tidak perlu secara berkala menyediakan dan memuat naik fail CSV ke Unmind untuk menambah pekerja baru atau mengeluarkan pekerja yang meninggalkan syarikat. Jika anda kini memuat naik pengurus, maka anda tidak perlu melakukannya juga.
  
  
• S: Bolehkah Unmind mengintegrasikan dengan HRIS kami secara langsung?
  Unmind menyediakan integrasi mudah menggunakan alat integrasi kami merge.dev. Ini membolehkan kami dengan mudah mengintegrasikan dengan kebanyakan sistem HR yang biasa.