Guida alla sincronizzazione dei dati dei dipendenti

Panoramica

Mantieni aggiornati i dati dei tuoi dipendenti in Unmind, fai l'onboarding e l'offboarding automatico dei dipendenti e aumenta il coinvolgimento e l'adozione con l'integrazione della sincronizzazione dei dati dei dipendenti.

Puoi configurare e sincronizzare i dati dei dipendenti in poche ore o giorni, non in settimane o mesi.

• Coinvolgi tutta la tua forza lavoro
  Possiamo organizzare campagne per aumentare la consapevolezza e l'adozione di Unmind e massimizzare il coinvolgimento e il valore dei dipendenti.
• Fuoriscita automatica dal sistema
  Il giorno in cui un dipendente termina il suo rapporto di lavoro, noi lo distacchiamo automaticamente e programmiamo la cancellazione dei suoi dati personali da Unmind.
• Identificare i manager
  Manterremo i manager sincronizzati con Unmind in modo che i manager possano automaticamente accedere e ricevere contenuti specifici per essi.

Sincronizza la rubrica dei dipendenti

Il modo più rapido e sicuro per condividere i dati dei dipendenti con Unmind è la nostra integrazione per la sincronizzazione dei dati dei dipendenti. Puoi sincronizzare i dati dei dipendenti dal software HRIS del sistema informativo sulle risorse umane (come Workday, HiBob, BambooHR, SAP Success Factors)

L'integrazione è trasparente per quanto riguarda i dati dei dipendenti richiesti da Unmind e tu mantieni il controllo di 100% su quali informazioni vengono condivise.

Cosa serve a Unmind per sincronizzare i dati dei tuoi dipendenti

1. Assicurati di aver letto e firmato il DPA Data Processing Addendum di Unmind.
2. Un'idea dei tempi di consegna tipici della tua azienda per approvare la nostra integrazione con il tuo HRIS o fornitore di identità. Questi variano da cliente a cliente a seconda dei team coinvolti: HR, IT, Information Security).
3. Quando sei pronto, puoi sincronizzare i dati dei tuoi dipendenti con Unmind seguendo alcune semplici istruzioni di configurazione. L'integrazione in sé è molto semplice e non richiede alcuno sforzo di sviluppo/ingegnerizzazione, ma solo la configurazione da parte di un amministratore del tuo HRIS o fornitore di identità.

Il supporto che riceverai da Unmind

• Unmind può supportarti in questo processo, che abbiamo progettato per essere il più semplice e veloce possibile. Tutto dovrebbe essere configurabile dall'amministratore delle risorse umane o dell'IT con i permessi appropriati, quindi non dovrai fare alcuno sviluppo o progettazione aggiuntiva.
• Unmind può fornire istruzioni passo-passo su come integrare il tuo sistema HR o il tuo fornitore d'identità con Unmind.

Processo di integrazione

1. Unmind invia un link al tuo team di integrazione via e-mail
2. Il link apre uno strumento di integrazione con istruzioni passo-passo su come configurare l'integrazione:
• Hai piena visibilità e controllo sui dati richiesti da Unmind.
• Utilizzeremo i dati dei dipendenti da te condivisi solo per lo scopo concordato
• Non è necessario alcuno sviluppo o ingegneria e l'integrazione può essere completata da un amministratore di HRIS o IT con le giuste autorizzazioni.
3. Una volta completata l'integrazione, riceverai una conferma dell'avvenuta integrazione.
4. I dati dei dipendenti vengono sincronizzati almeno ogni giorno e fino a ogni 3 ore.

Dettagli tecnici

Unmind utilizza la piattaforma merge.dev per consentire alla tua azienda di sincronizzare facilmente i dati dei dipendenti con Unmind. Merge è uno strumento di coinvolgimento aziendale che offre un modo sicuro per sincronizzare i dati dei dipendenti da HRIS a Unmind. Merge è certificata SOC 2 Tipo II, ISO 27001e HIPAA.

Dati dei dipendenti

Domande frequenti

• D: La mia azienda deve impostare un'integrazione per sincronizzare i dati dei dipendenti con Unmind?
  È consigliato ma non obbligatorio. Se non utilizzi l'integrazione con l'HRIS o il fornitore d'identità, dovrai caricare manualmente i dipendenti che hanno abbandonato il servizio (e anche quelli che si sono aggiunti se utilizzi l'ID dipendente per accedere). Inoltre, potresti dover condividere periodicamente gli elenchi di email dei dipendenti se vuoi che Unmind coinvolga l'intera forza lavoro via email per aumentare l'adozione e la consapevolezza di Unmind.
• D: Quanto tempo ci vuole per impostare l'integrazione con Unmind?
  L'impostazione dell'integrazione può essere completata in pochi minuti dagli amministratori del tuo HRIS o fornitore d'identità. La prima sincronizzazione richiederà fino a un paio d'ore, ma di solito è inferiore. I dati dei dipendenti vengono poi sincronizzati quotidianamente. Tieni conto di tutti i processi di approvazione dell'integrazione IT interna nella tua pianificazione.
  
  
• D: Utilizza SFTP?
  Offriamo due opzioni di integrazione:
  API: questo metodo utilizza l'API del tuo sistema HR per accedere in modo sicuro ai dati necessari. Basta seguire le istruzioni fornite per impostare un accesso sicuro e personalizzabile. Non è richiesto alcuno sforzo di sviluppo o di ingegneria.
  SFTP: per le piattaforme in cui è disponibile SFTP, puoi scegliere questo metodo per trasferire i dati tra il tuo sistema HR e Merge. SFTP utilizza un file completo e cancella le righe non presenti in ogni trasferimento, garantendo un trasferimento efficiente e sicuro dei dati.
  
  
• D: I miei dati sono sicuri?
  Per noi la protezione e il trattamento dei tuoi dati sono una cosa seria. Utilizzeremo i dati dei dipendenti da te condivisi solo per lo scopo concordato. La nostra integrazione è certificata SOC 2 Tipo II, ISO 27001e HIPAA. Tutti i dati sono crittografati in transito e a riposo.
  
  
• D: Se vogliamo terminare, come possiamo "annullare" l'integrazione? Come possiamo bloccare il trasferimento dei dati?
  Hai il pieno controllo all'interno del tuo HRIS per rimuovere la connessione, oppure puoi comunicarlo al nostro team di assistenza che provvederà a disattivare la connessione dal nostro lato. Una volta interrotta la connessione, possiamo programmare la cancellazione dei dati dei dipendenti sincronizzati in 24 ore.
  
  
• D: Possiamo selezionare quali dati vengono condivisi e quali no?
  Sì! Il cliente mantiene il pieno controllo sui dati dei dipendenti che vengono condivisi con Unmind. Richiederemo
  solo i dati che tu e Unmind avete concordato in anticipo.
  
  
• D: E per quanto riguarda i dati degli utenti non Unmind, avrete accesso a questi?
  Sì. Quando sincronizzi i dati dei tuoi dipendenti, Unmind avrà accesso a tutti i dipendenti, ma solo agli attributi specifici che sono stati concordati. Questo è vantaggioso in quanto possiamo inviare a tutti i dipendenti delle e-mail come parte del lancio di Unmind per massimizzarne l'adozione e la diffusione.
  
  
• D: Unmind avrà accesso ai dati PII dei nostri dipendenti?
  I dipendenti condividono già il loro nome e indirizzo e-mail con Unmind. Se scegli di condividere i dati demografici (età, sesso, etnia) o i dati relativi alle ferie, questi dati saranno utilizzati solo in modo aggregato e anonimo, in modo da proteggere la privacy dei dipendenti.
  
  
• D: Per quanto tempo Unmind conserva i dati a cui si accede tramite merge.dev?
  Qualsiasi dato a cui accediamo tramite l'integrazione di un HRIS o un fornitore d'identità è soggetto alla nostra politica di conservazione dei dati standard. Sicurezza dei dati, integrità e conservazione delle tue informazioni.
  
  
• D: Se vogliamo che Unmind abbia solo i dati di un certo segmento della nostra attività, possiamo impedire l'accesso a tutti i dati dei dipendenti?
  Puoi impostare l'ambito dei dati condivisi all'interno del tuo HRIS o fornitore d'identità.
  
  
• D: I dati vengono condivisi tramite un file? SFTP? Come viene trasferito? In che modo il trasferimento è sicuro?
  Sebbene utilizziamo principalmente le richieste API per trasferire in modo sicuro i dati dei dipendenti, Merge ha iniziato a introdurre l'SFTP per alcune piattaforme selezionate, a partire da Workday.
  Tutti i dati trasferiti, sia tramite richieste API che SFTP, sono crittografati in transito e a riposo. L'accesso ai dati dei dipendenti è autorizzato dalla tua azienda.
  
  
• D: Questo eliminerà la necessità di caricare manualmente i dati ogni mese? Come fa Unmind a sapere dei nuovi iscritti?
  Sì, non dovrai più preparare e caricare periodicamente i file CSV su Unmind per aggiungere nuovi iscritti o rimuovere gli abbandoni. Se attualmente carichi i manager, non dovrai fare nemmeno questo.
  
  
• D: Unmind può integrarsi direttamente con il nostro HRIS?
  Unmind offre una facile integrazione utilizzando il nostro strumento di integrazione merge.dev. Questo ci permette di integrarci facilmente con i più comuni sistemi HR.