Ikhtisar
Perbarui data karyawan Anda di Unmind, karyawan onboard dan offboard secara otomatis dan tingkatkan keterlibatan dan adopsi dengan integrasi sinkronisasi data karyawan.
Siapkan dan sinkronkan data karyawan dalam jam atau hari, bukan minggu atau bulan.
- Libatkan seluruh tenaga kerja Anda
Kami dapat menjalankan kampanye untuk meningkatkan kesadaran dan adopsi Unmind untuk memaksimalkan keterlibatan dan nilai bagi karyawan. - Orang yang keluar dari luar kapal secara otomatis
Pada hari kerja karyawan berakhir, kami akan secara otomatis membebaskan mereka dan menjadwalkan data Unmind pribadi mereka untuk dihapus. - Identifikasi manajer
Kami akan menjaga manajer tetap disinkronkan dengan Unmind sehingga manajer secara otomatis dapat mengakses dan menerima konten khusus manajer
Sinkronkan direktori karyawan Anda
Cara tercepat dan paling aman untuk berbagi data karyawan dengan Unmind adalah dengan integrasi sinkronisasi data karyawan kami. Anda dapat menyinkronkan data karyawan dari perangkat lunak HRIS Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Anda (seperti Workday, HiBob, BambooHR, SAP Success Factors)
Integrasi transparan tentang data karyawan yang diminta Unmind dan Anda masih mempertahankan kontrol 100% atas informasi apa yang dibagikan.
Apa yang Unmind butuhkan dari Anda untuk menyinkronkan data karyawan Anda
- Pastikan Anda telah membaca dan menandatangani Unmind Data Processing Addendum DPA.
- Ide waktu tunggu yang khas bagi perusahaan Anda untuk menyetujui integrasi kami dengan HRIS atau penyedia identitas Anda. Ini bervariasi dari klien ke klien tergantung pada tim mana yang terlibat: SDM, TI, Keamanan Informasi.)
- Ketika Anda siap, Anda dapat menyinkronkan data karyawan Anda dengan Unmind dengan mengikuti beberapa petunjuk konfigurasi sederhana. Integrasi itu sendiri sangat mudah dan tidak memerlukan upaya pengembangan/rekayasa apa pun, hanya konfigurasi oleh administrator HRIS atau penyedia identitas Anda.
Dukungan apa yang akan Anda dapatkan dari Unmind
- Unmind dapat mendukung Anda melalui proses dan kami telah merancangnya agar secepat dan semudah mungkin. Semuanya harus dapat dikonfigurasi oleh HR atau administrator TI Anda dengan izin yang sesuai, sehingga Anda tidak perlu melakukan pengembangan atau rekayasa tambahan.
- Unmind dapat memberikan petunjuk langkah demi langkah tentang cara mengintegrasikan sistem SDM atau penyedia identitas Anda dengan Unmind.
Proses integrasi
- Unmind email tautan ke tim integrasi Anda
- Tautan membuka alat integrasi dengan petunjuk langkah demi langkah tentang cara mengatur integrasi:
- Anda memiliki visibilitas penuh dan kontrol atas data apa yang diminta oleh Unmind
- Kami hanya akan menggunakan data karyawan yang Anda bagikan untuk tujuan yang disepakati
- Tidak diperlukan pengembangan atau rekayasa dan integrasi dapat diselesaikan oleh HRIS atau admin TI dengan izin yang benar.
- Setelah integrasi selesai, Anda akan menerima konfirmasi bahwa itu berhasil
- Data karyawan disinkronkan setidaknya setiap hari dan hingga setiap 3 jam
Rincian teknis
Unmind menggunakan platform merge.dev untuk memungkinkan perusahaan Anda menyinkronkan data karyawan dengan Unmind dengan mudah. Merge adalah alat keterlibatan perusahaan yang menyediakan cara aman untuk menyinkronkan data karyawan dari HRIS Anda ke Unmind. Merge bersertifikat SOC 2 Tipe II, ISO 27001, dan HIPAA.
Data Karyawan
|
Bidang Data |
Mengetik |
Diperlukan? |
Tujuan |
|
Nama depan |
Teks |
ya |
Untuk mengidentifikasi karyawan dan digunakan dalam kampanye email |
|
Nama belakang |
Teks |
ya |
Untuk mengidentifikasi karyawan dan digunakan dalam kampanye email |
|
Nama pilihan |
Teks |
Opsional |
Untuk digunakan sebagai pengganti Nama Depan jika disediakan. |
|
Email kantor |
Teks |
ya |
Untuk mengidentifikasi karyawan dan digunakan dalam kampanye email |
|
Nomor Karyawan |
Tali |
Ya jika Email tidak digunakan |
Untuk mengidentifikasi karyawan, ini akan digunakan jika organisasi menggunakan ID karyawan alih-alih email. |
|
Status pekerjaan |
Tali |
ya |
Untuk mengidentifikasi apakah seorang karyawan aktif atau tidak. Nilai yang mungkin AKTIF, TERTUNDA, TIDAK AKTIF |
|
Tanggal mulai |
Tanggal |
ya |
Tanggal akan digunakan untuk memproses karyawan. |
|
Tanggal penghentian |
Tanggal |
ya |
Untuk mengidentifikasi kapan seorang karyawan telah meninggalkan perusahaan sehingga kami dapat secara otomatis menghapus akses dan menghapus data mereka pada waktu yang tepat |
|
pengelola |
Tali |
Opsional |
Untuk memberikan akses ke konten Unmind Manager dan mengirim email khusus manajer Tergantung pada Paket). ID manajer karyawan diperlukan. |
pertanyaan umum
- T: Apakah perusahaan saya harus menyiapkan integrasi untuk menyinkronkan data karyawan dengan Unmind?
Ini direkomendasikan tetapi tidak wajib. Jika Anda tidak menggunakan integrasi penyedia HRIS atau Identity, Anda harus mengunggah yang keluar secara manual (dan juga yang bergabung jika Anda menggunakan ID Karyawan untuk masuk.) Selain itu, Anda mungkin harus membagikan daftar email karyawan secara berkala jika Anda ingin Unmind terlibat dengan seluruh tenaga kerja Anda melalui email untuk meningkatkan adopsi dan kesadaran Unmind. - T: Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengatur integrasi dengan Unmind?
Menyiapkan integrasi dapat diselesaikan dalam hitungan menit oleh HRIS atau admin penyedia identitas Anda. Sinkronisasi pertama kemudian akan memakan waktu hingga beberapa jam, tetapi biasanya kurang. Data karyawan kemudian disinkronkan setiap hari. Harap pertimbangkan salah satu proses persetujuan integrasi TI internal Anda ke dalam perencanaan Anda.
- Q: Apakah ini menggunakan SFTP?
Kami menawarkan dua opsi integrasi:
API: Metode ini menggunakan API sistem SDM Anda untuk mengakses data yang diperlukan dengan aman. Cukup ikuti instruksi yang diberikan untuk mengatur akses yang aman dan dapat disesuaikan. Tidak diperlukan pengembangan atau upaya rekayasa.
SFTP: Untuk platform di mana SFTP tersedia, Anda dapat memilih metode ini untuk mentransfer data antara sistem SDM Anda dan Merge. SFTP menggunakan file lengkap dan menghapus baris yang tidak ada di setiap transfer, memastikan transfer data yang efisien dan aman.
- T: Apakah data saya aman?
Kami melindungi dan memproses data Anda dengan serius. Kami hanya akan menggunakan data karyawan yang Anda bagikan untuk tujuan yang disepakati. Integrasi kami bersertifikat SOC 2 Tipe II, ISO 27001, dan HIPAA. Semua data dienkripsi saat transit dan saat istirahat.
- T: Jika kita ingin mengakhiri, bagaimana kita bisa 'membatalkan' integrasi? Bagaimana cara menghentikan transfer data?
Anda memiliki kontrol penuh dalam HRIS Anda untuk menghapus koneksi, atau Anda dapat memberi tahu tim dukungan kami dan mereka dapat mematikan koneksi dari pihak kami. Setelah koneksi dihentikan, kami dapat menjadwalkan data karyawan yang disinkronkan untuk dihapus dalam 24 jam.
- T: Bisakah kita memilih data apa yang dibagikan, dan data apa yang tidak?
Ya. Anda tetap memegang kendali penuh atas data karyawan apa yang dibagikan dengan Unmind. Kami
hanya akan meminta data yang telah Anda dan Unmind sepakat sebelumnya.
- T: Bagaimana dengan data pengguna non-Unmind, apakah Anda akan memiliki akses ke itu?
Ya. Ketika Anda menyinkronkan data karyawan Anda, Unmind akan memiliki akses ke semua karyawan, meskipun hanya ke atribut tertentu yang telah disepakati. Ini bermanfaat karena kami dapat mengirim email kepada semua karyawan sebagai bagian dari peluncuran Unmind untuk memaksimalkan penerapan dan adopsi.
- T: Apakah ini akan memberikan Unmind akses ke data PII tentang karyawan kami?
Karyawan sudah membagikan nama dan alamat email mereka dengan Unmind. Jika Anda memilih untuk membagikan data demografis (usia, jenis kelamin, etnis) atau data cuti maka data tersebut hanya akan digunakan secara agregat dan anonim sehingga privasi karyawan terlindungi.
- T: Berapa lama Unmind menyimpan data yang diakses melalui merge.dev?
Setiap data yang kami akses melalui integrasi HRIS atau penyedia identitas tunduk pada kebijakan penyimpanan data standar kami. Keamanan data, integritas, dan retensi informasi Anda.
- T: Bagaimana jika kita hanya ingin Unmind memiliki data pada segmen tertentu dari bisnis kita, dapatkah kita menghentikan akses ke semua data karyawan?
Anda dapat mengatur ruang lingkup data yang dibagikan dalam HRIS atau penyedia identitas Anda.
- T: Apakah data dibagikan melalui file? SFTP? Bagaimana itu ditransfer? Bagaimana transfer itu aman?
Meskipun kami terutama menggunakan permintaan API untuk mentransfer data karyawan dengan aman, Merge telah mulai meluncurkan SFTP untuk platform tertentu, dimulai dengan Workday.
Semua data yang ditransfer, baik melalui permintaan API atau SFTP, dienkripsi saat transit dan diam. Akses ke data karyawan disahkan oleh perusahaan Anda.
- T: Apakah ini akan menghapus kebutuhan untuk mengunggah data secara manual setiap bulan? Bagaimana Unmind tahu tentang pendamping baru?
Ya, Anda tidak perlu menyiapkan dan mengunggah file CSV secara berkala ke Unmind untuk menambahkan penggabung atau menghapus orang yang keluar. Jika saat ini Anda mengunggah manajer maka Anda tidak perlu melakukannya juga.
- T: Dapatkah Unmind berintegrasi dengan HRIS kami secara langsung?
Unmind menyediakan integrasi yang mudah menggunakan alat integrasi kami merge.dev. Ini memungkinkan kami untuk dengan mudah berintegrasi dengan sistem SDM yang paling umum.