कर्मचारी डेटा सिंक गाइड

सारांश

Unmind में अपने कर्मचारी डेटा को अद्यतन रखें, कर्मचारियों को स्वचालित रूप से ऑनबोर्ड और ऑफबोर्ड करें और कर्मचारी डेटा सिंक इंटीग्रेशन के साथ जुड़ाव और अपनाने को बढ़ाएं।

घंटों या दिनों में सेटअप करें और कर्मचारी डेटा को सिंक करें, हफ्तों या महीनों में नहीं।

• अपने पूरे कार्यबल को संलग्न करें
  हम Unmind की जागरूकता और अपनाने को अधिकतम करने के लिए अभियानों को चला सकते हैं ताकि कर्मचारियों के लिए जुड़ाव और मूल्य बढ़ सके।
• छोड़ने वालों को स्वचालित रूप से ऑफबोर्ड करें
  जिस दिन किसी कर्मचारी की नौकरी समाप्त होती है, हम उन्हें स्वचालित रूप से ऑफबोर्ड करेंगे और उनके व्यक्तिगत Unmind डेटा को हटाने के लिए अनुसूचित करेंगे।
• प्रबंधकों की पहचान करें
  हम प्रबंधकों को Unmind के साथ सिंक रखेंगे ताकि प्रबंधक स्वचालित रूप से प्रबंधक-विशिष्ट सामग्री तक पहुंच सकें और प्राप्त कर सकें।

अपने कर्मचारी निर्देशिका को सिंक करें

Unmind के साथ कर्मचारी डेटा साझा करने का सबसे तेज़, सबसे सुरक्षित तरीका हमारे कर्मचारी डेटा सिंक इंटीग्रेशन के साथ है। आप अपने मानव संसाधन सूचना प्रणाली HRIS सॉफ़्टवेयर (जैसे Workday, HiBob, BambooHR, SAP Success Factors) से कर्मचारी डेटा को सिंक कर सकते हैं।

इंटीग्रेशन इस बारे में पारदर्शी है कि Unmind किस कर्मचारी डेटा का अनुरोध कर रहा है और आप अभी भी साझा की जाने वाली जानकारी पर 100% नियंत्रण बनाए रखते हैं।

Unmind को आपके कर्मचारी डेटा को सिंक करने के लिए क्या चाहिए

1. सुनिश्चित करें कि आपने Unmind डेटा प्रोसेसिंग एडेंडम DPA को पढ़ा और हस्ताक्षर किया है।
2. आपकी कंपनी के लिए हमारे HRIS या पहचान प्रदाता के साथ हमारे इंटीग्रेशन को मंजूरी देने के लिए सामान्य लीड समय का एक विचार। ये ग्राहक से ग्राहक तक भिन्न होते हैं, इस पर निर्भर करता है कि कौन सी टीमें शामिल हैं: HR, IT, सूचना सुरक्षा।
3. जब आप तैयार हों, तो कुछ सरल कॉन्फ़िगरेशन निर्देशों का पालन करके आप अपने कर्मचारी डेटा को Unmind के साथ सिंक कर सकते हैं। इंटीग्रेशन स्वयं बहुत सरल है और इसके लिए किसी विकास/इंजीनियरिंग प्रयास की आवश्यकता नहीं होगी, केवल आपके HRIS या पहचान प्रदाता के एक व्यवस्थापक द्वारा कॉन्फ़िगरेशन की आवश्यकता होगी।

Unmind से आपको क्या समर्थन मिलेगा

• Unmind आपको इस प्रक्रिया के माध्यम से समर्थन दे सकता है और हमने इसे यथासंभव तेज़ और आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किया है। सब कुछ आपके HR या IT व्यवस्थापक द्वारा उपयुक्त अनुमतियों के साथ कॉन्फ़िगर करने योग्य होना चाहिए, इसलिए आपको कोई अतिरिक्त विकास या इंजीनियरिंग करने की आवश्यकता नहीं होगी।
• Unmind आपके HR सिस्टम या पहचान प्रदाता को Unmind के साथ इंटीग्रेट करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश प्रदान कर सकता है।

इंटीग्रेशन प्रक्रिया

1. Unmind आपके इंटीग्रेशन टीम को एक लिंक ईमेल करता है
2. लिंक एक इंटीग्रेशन टूल खोलता है जिसमें इंटीग्रेशन सेटअप करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश होते हैं:
• आपके पास Unmind द्वारा अनुरोधित डेटा पर पूर्ण दृश्यता और नियंत्रण है
• हम केवल उस उद्देश्य के लिए साझा किए गए कर्मचारी डेटा का उपयोग करेंगे जो सहमति है
• किसी विकास या इंजीनियरिंग की आवश्यकता नहीं है और इंटीग्रेशन को सही अनुमतियों के साथ HRIS या IT व्यवस्थापक द्वारा पूरा किया जा सकता है।
3. एक बार इंटीग्रेशन पूरा हो जाने के बाद आपको इसकी सफलता की पुष्टि प्राप्त होगी
4. कर्मचारी डेटा कम से कम दैनिक और हर 3 घंटे तक सिंक किया जाता है

तकनीकी विवरण

Unmind आपके कंपनी को Unmind के साथ कर्मचारी डेटा को आसानी से सिंक करने के लिए merge.dev प्लेटफॉर्म का उपयोग करता है। Merge एक एंटरप्राइज एंगेजमेंट टूल है जो आपके HRIS से Unmind तक कर्मचारी डेटा को सिंक करने का एक सुरक्षित तरीका प्रदान करता है। Merge SOC 2 टाइप II, ISO 27001, और HIPAA प्रमाणित है।

कर्मचारी डेटा

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

• प्रश्न: क्या मेरी कंपनी को Unmind के साथ कर्मचारी डेटा को सिंक करने के लिए इंटीग्रेशन सेटअप करना होगा?
  यह अनुशंसित है लेकिन अनिवार्य नहीं है। यदि आप HRIS या पहचान प्रदाता इंटीग्रेशन का उपयोग नहीं करते हैं तो आपको छोड़ने वालों (और यदि आप लॉगिन के लिए कर्मचारी आईडी का उपयोग करते हैं तो शामिल होने वालों को भी) मैन्युअल रूप से अपलोड करना होगा। इसके अलावा, यदि आप चाहते हैं कि Unmind आपके पूरे कार्यबल के साथ ईमेल के माध्यम से जुड़ाव और जागरूकता बढ़ाने के लिए संपर्क करे, तो आपको समय-समय पर कर्मचारी ईमेल की सूची साझा करनी पड़ सकती है।
• प्रश्न: Unmind के साथ इंटीग्रेशन सेटअप करने में कितना समय लगेगा?
  इंटीग्रेशन सेटअप आपके HRIS या पहचान प्रदाता व्यवस्थापक द्वारा मिनटों में पूरा किया जा सकता है। पहली सिंक में फिर कुछ घंटे लग सकते हैं, लेकिन सामान्यतः कम। इसके बाद कर्मचारी डेटा दैनिक रूप से सिंक किया जाता है। कृपया अपनी आंतरिक IT इंटीग्रेशन अनुमोदन प्रक्रियाओं को अपनी योजना में शामिल करें।
  
  
• प्रश्न: क्या यह SFTP का उपयोग करता है?
  हम दो इंटीग्रेशन विकल्प प्रदान करते हैं:
  API: यह विधि आपके HR सिस्टम के API का उपयोग करके आवश्यक डेटा को सुरक्षित रूप से एक्सेस करती है। सुरक्षित और अनुकूलन योग्य एक्सेस सेटअप करने के लिए प्रदान किए गए निर्देशों का पालन करें। किसी विकास या इंजीनियरिंग प्रयास की आवश्यकता नहीं है।
  SFTP: जिन प्लेटफार्मों पर SFTP उपलब्ध है, उनके लिए आप अपने HR सिस्टम और Merge के बीच डेटा स्थानांतरित करने के लिए इस विधि का चयन कर सकते हैं। SFTP एक पूर्ण फ़ाइल का उपयोग करता है और प्रत्येक स्थानांतरण में मौजूद नहीं होने वाली पंक्तियों को हटा देता है, जिससे कुशल और सुरक्षित डेटा स्थानांतरण सुनिश्चित होता है।
  
  
• प्रश्न: क्या मेरा डेटा सुरक्षित है?
  हम आपके डेटा की सुरक्षा और प्रोसेसिंग को गंभीरता से लेते हैं। हम केवल उस उद्देश्य के लिए साझा किए गए कर्मचारी डेटा का उपयोग करेंगे जो सहमति है। हमारा इंटीग्रेशन SOC 2 टाइप II, ISO 27001, और HIPAA प्रमाणित है। सभी डेटा को ट्रांजिट और रेस्ट में एन्क्रिप्ट किया गया है।
  
  
• प्रश्न: यदि हम समाप्त करना चाहते हैं, तो हम इंटीग्रेशन को कैसे 'रद्द' कर सकते हैं? हम डेटा स्थानांतरण को कैसे रोक सकते हैं?
  आपके HRIS के भीतर आपके पास कनेक्शन को हटाने का पूर्ण नियंत्रण है, या आप हमारी समर्थन टीम को सूचित कर सकते हैं और वे हमारे अंत से कनेक्शन को बंद कर सकते हैं। एक बार कनेक्शन बंद हो जाने के बाद हम किसी भी सिंक किए गए कर्मचारी डेटा को 24 घंटे में हटाने के लिए अनुसूचित कर सकते हैं।
  
  
• प्रश्न: क्या हम यह चुन सकते हैं कि कौन सा डेटा साझा किया जाए, और कौन सा डेटा नहीं?
  हाँ। आप Unmind के साथ साझा किए जाने वाले कर्मचारी डेटा पर पूर्ण नियंत्रण बनाए रखते हैं। हम केवल वही डेटा अनुरोध करेंगे जो आपने और Unmind ने पहले से सहमति की है।
  
  
• प्रश्न: गैर-Unmind उपयोगकर्ताओं के डेटा के बारे में क्या, क्या आपको उस तक पहुंच होगी?
  हाँ। जब आप अपने कर्मचारी डेटा को सिंक करते हैं तो Unmind को सभी कर्मचारियों तक पहुंच होगी, हालांकि केवल उन विशिष्ट विशेषताओं तक जो सहमति की गई हैं। यह लाभकारी है क्योंकि हम Unmind के लॉन्च के हिस्से के रूप में सभी कर्मचारियों को ईमेल भेज सकते हैं ताकि अधिकतम अपनाने और जागरूकता बढ़ सके।
  
  
• प्रश्न: क्या यह Unmind को हमारे कर्मचारियों के PII डेटा तक पहुंच प्रदान करेगा?
  कर्मचारी पहले से ही Unmind के साथ अपना नाम और ईमेल पता साझा करते हैं। यदि आप जनसांख्यिकीय डेटा (आयु, लिंग, जातीयता) या समय बंद डेटा साझा करने का निर्णय लेते हैं तो उस डेटा का उपयोग केवल एकत्रित, गुमनाम तरीके से किया जाएगा ताकि कर्मचारी की गोपनीयता सुरक्षित रहे।
  
  
• प्रश्न: Unmind merge.dev के माध्यम से एक्सेस किए गए डेटा को कितने समय तक रखता है?
  किसी भी डेटा को जो हम HRIS या पहचान प्रदाता इंटीग्रेशन के माध्यम से एक्सेस करते हैं, हमारे मानक डेटा प्रतिधारण नीति के अधीन है। आपके जानकारी की डेटा सुरक्षा, अखंडता, और प्रतिधारण।
  
  
• प्रश्न: क्या होगा यदि हम केवल अपने व्यवसाय के एक निश्चित खंड पर Unmind को डेटा देना चाहते हैं, क्या हम सभी कर्मचारी डेटा तक पहुंच को रोक सकते हैं?
  आप अपने HRIS या पहचान प्रदाता के भीतर साझा किए गए डेटा के दायरे को सेट कर सकते हैं।
  
  
• प्रश्न: क्या डेटा फ़ाइल के माध्यम से साझा किया जाता है? SFTP? यह कैसे स्थानांतरित किया जाता है? वह स्थानांतरण कैसे सुरक्षित है?
   हम मुख्य रूप से API अनुरोधों का उपयोग करके कर्मचारी डेटा को सुरक्षित रूप से स्थानांतरित करते हैं, Merge ने Workday से शुरू करके चुनिंदा प्लेटफार्मों के लिए SFTP को रोल आउट करना शुरू कर दिया है।
  सभी डेटा स्थानांतरित, चाहे API अनुरोधों या SFTP के माध्यम से, ट्रांजिट और रेस्ट में एन्क्रिप्ट किया गया है। कर्मचारी डेटा तक पहुंच आपके कंपनी द्वारा अधिकृत है।
  
  
• प्रश्न: क्या यह हर महीने मैन्युअल रूप से डेटा अपलोड करने की आवश्यकता को हटा देगा? Unmind को नए शामिल होने वालों के बारे में कैसे पता चलेगा?
  हाँ, आपको Unmind में शामिल होने वालों को जोड़ने या छोड़ने वालों को हटाने के लिए समय-समय पर CSV फ़ाइलें तैयार और अपलोड नहीं करनी होंगी। यदि आप वर्तमान में प्रबंधकों को अपलोड करते हैं तो आपको वह भी नहीं करना होगा।
  
  
• प्रश्न: क्या Unmind सीधे हमारे HRIS के साथ इंटीग्रेट कर सकता है?
  Unmind हमारे इंटीग्रेशन टूल merge.dev का उपयोग करके एक आसान इंटीग्रेशन प्रदान करता है। यह हमें अधिकांश सामान्य HR सिस्टम के साथ आसानी से इंटीग्रेट करने की अनुमति देता है।