Guide de synchronisation des données des employés

Vue d'ensemble

Maintenez à jour les données de vos employés dans Unmind, intégrez et gérez automatiquement les départs des employés, et augmentez l'engagement et l'adoption grâce à l'intégration de la synchronisation des données des employés.

Configurez et synchronisez les données des employés en quelques heures ou jours, et non en semaines ou mois.

• Engagez l'ensemble de votre personnel
  Nous pouvons organiser des campagnes de sensibilisation et d'adoption d'Unmind afin de maximiser l'engagement et la valeur pour les employés.
• Gérez automatiquement les départs
  Le jour où l'emploi d'un employé prend fin, nous enregistrerons automatiquement son départ et programmons la suppression de ses données personnelles dans Unmind.
• Identifiez les managers
  Nous synchroniserons les managers avec Unmind afin que les managers puissent automatiquement accéder et recevoir du contenu spécifique aux managers.

Synchronisez votre répertoire d'employés

Le moyen le plus rapide et le plus sûr de partager les données des employés avec Unmind est via notre intégration de synchronisation des données des employés. Vous pouvez synchroniser les données des employés à partir de votre logiciel de système d'information des ressources humaines SIRH (tel que Workday, HiBob, BambooHR, SAP Success Factors).

L'intégration est transparente en ce qui concerne les données des employés demandées par Unmind et vous conservez toujours 100 % de contrôle sur les informations partagées.

Ce dont Unmind a besoin pour synchroniser les données de vos employés

1. Assurez-vous d'avoir lu et signé l'addendum au traitement des données d'Unmind.
2. Une idée du temps nécessaire à votre entreprise pour approuver notre intégration avec votre SIRH ou votre fournisseur d'identité. Celui-ci varie d'un client à l'autre en fonction des équipes impliquées (RH, TI, sécurité de l'information).
3. Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez synchroniser les données de vos employés avec Unmind en suivant quelques instructions de configuration simples. L'intégration elle-même est très simple et ne nécessite aucun effort de développement ou d'ingénierie, mais seulement une configuration par un administrateur de votre SIRH ou de votre fournisseur d'identité.

L'assistance que vous apportera Unmind

• Unmind peut vous aider tout au long du processus et nous l'avons conçu pour qu'il soit aussi rapide et facile que possible. Tout devrait pouvoir être configuré par votre administrateur RH ou TI avec les permissions appropriées, de sorte que vous n'aurez pas besoin d'effectuer de développement ou d'ingénierie supplémentaire.
• Unmind peut vous fournir des instructions étape par étape sur la manière d'intégrer votre système RH ou votre fournisseur d'identité à Unmind.

Processus d'intégration

1. Unmind envoie par e-mail un lien à votre équipe d'intégration.
2. Le lien ouvre un outil d'intégration avec des instructions étape par étape pour configurer l'intégration :
• Vous avez une visibilité et un contrôle complets sur les données demandées par Unmind.
• Nous n'utiliserons les données des employés que vous partagez qu'aux fins convenues.
• Aucun développement ou ingénierie n'est nécessaire et l'intégration peut être réalisée par un administrateur SIRH ou TI disposant des permissions adéquates.
3. Une fois l'intégration terminée, vous recevrez une confirmation de sa réussite.
4. Les données des employés sont synchronisées au moins une fois par jour et jusqu'à toutes les 3 heures.

Informations techniques

Unmind utilise la plateforme merge.dev pour permettre à votre entreprise de synchroniser facilement les données des employés avec Unmind. Merge est un outil d'engagement d'entreprise qui fournit un moyen sécurisé de synchroniser les données des employés de votre SIRH à Unmind. Merge est certifié SOC 2 Type II, ISO 27001 et HIPAA.

Données des employés

FAQ

• Q : mon entreprise doit-elle mettre en place une intégration pour synchroniser les données des employés avec Unmind ?
  Cela est recommandé mais pas obligatoire. Si vous n'utilisez pas l'intégration du SIRH ou du fournisseur d'identité, vous devrez télécharger manuellement les départs (ainsi que les arrivées si vous utilisez les identifiants d'employés pour la connexion). En outre, vous devrez peut-être partager périodiquement des listes d'adresses e-mail d'employés si vous souhaitez qu'Unmind communique avec l'ensemble de votre personnel par e-mail afin d'accroître l'adoption et la sensibilisation à Unmind.
• Q : combien de temps faudra-t-il pour configurer l'intégration avec Unmind ?
  La configuration de l'intégration peut être réalisée en quelques minutes par l'administrateur de votre SIRH ou de votre fournisseur d'identité. La première synchronisation prendra ensuite jusqu'à quelques heures, mais normalement moins. Les données des employés sont ensuite synchronisées quotidiennement. Veuillez tenir compte de tout processus d'approbation d'intégration informatique interne dans votre planification.
  
  
• Q : est-ce que SFTP est utilisé ?
  Nous proposons deux possibilités d'intégration :
  API : cette méthode utilise l'API de votre système RH pour accéder en toute sécurité aux données nécessaires. Il vous suffit de suivre les instructions fournies pour configurer un accès sécurisé et personnalisable. Aucun effort de développement ou d'ingénierie n'est nécessaire.
  SFTP : pour les plateformes où SFTP est disponible, vous pouvez opter pour cette méthode pour transférer des données entre votre système RH et Merge. SFTP utilise un fichier complet et supprime les lignes qui ne sont pas présentes lors de chaque transfert, ce qui garantit un transfert de données efficace et sécurisé.
  
  
• Q : mes données sont-elles sécurisées ?
  Nous prenons au sérieux la protection et le traitement de vos données. Nous n'utiliserons les données des employés que vous partagez qu'aux fins convenues. Notre intégration est certifiée SOC 2 Type II, ISO 27001 et HIPAA. Toutes les données sont cryptées en transit et au repos.
  
  
• Q : si nous voulons mettre fin à l'intégration, comment pouvons-nous l'annuler ? Comment interrompre le transfert de données ?
  Vous avez le contrôle total dans votre SIRH pour supprimer la connexion ou vous pouvez informer notre équipe d'assistance, qui pourra désactiver la connexion de notre côté. Une fois la connexion interrompue, nous pouvons programmer la suppression de toutes les données des employés synchronisées dans les 24 heures.
  
  
• Q : pouvons-nous choisir quelles données sont partagées et quelles données ne le sont pas ?
  Oui. Vous gardez le contrôle total sur les données des employés qui sont partagées avec Unmind. Nous ne demanderons
  que les données dont vous et Unmind avez convenu à l'avance.
  
  
• Q : qu'en est-il des données des utilisateurs qui n'utilisent pas Unmind, y aurez-vous accès ?
  Oui. Lorsque vous synchronisez les données de vos employés, Unmind aura accès à tous les employés, mais seulement aux attributs spécifiques qui ont été convenus. Ceci est avantageux car nous pouvons envoyer des e-mails à tous les employés dans le cadre du lancement d'Unmind afin de maximiser l'utilisation et l'adoption.
  
  
• Q : cela permettra-t-il à Unmind d'accéder aux données personnelles identifiables de nos employés ?
  Les employés partagent déjà leur nom et leur adresse e-mail avec Unmind. Si vous choisissez de partager des données démographiques (âge, sexe, origine ethnique) ou des données sur les congés, ces données ne seront utilisées que de manière agrégée et anonyme afin de protéger la vie privée des employés.
  
  
• Q : pendant combien de temps Unmind conserve-t-il les données accédées via merge.dev ?
  Toutes les données auxquelles nous accédons par le biais d'une intégration de SIRH ou d'un fournisseur d'identité sont soumises à notre politique standard de conservation des données. Sécurité des données, intégrité et conservation de vos informations.
  
  
• Q : si nous souhaitons qu'Unmind n'ait accès qu'à des données sur un certain segment de notre entreprise, pouvons-nous empêcher l'accès à toutes les données des employés ?
  Vous pouvez définir l'étendue des données partagées dans votre SIRH ou votre fournisseur d'identité.
  
  
• Q : les données sont-elles partagées via un fichier ? SFTP ? Comment sont-elles transférées ? Comment ce transfert est-il sécurisé ?
  Bien que nous utilisions principalement des requêtes API pour transférer en toute sécurité les données des employés, Merge a commencé à déployer SFTP pour certaines plateformes, en commençant par Workday.
  Toutes les données transférées, que ce soit par le biais de requêtes API ou SFTP, sont cryptées en transit et au repos. L'accès aux données des employés est autorisé par votre entreprise.
  
  
• Q : cela supprimera-t-il la nécessité de télécharger manuellement les données chaque mois ? Comment Unmind sera-t-il informé de l'arrivée de nouveaux employés ?
  Oui, vous n'aurez plus à préparer et à télécharger périodiquement des fichiers CSV sur Unmind pour ajouter des arrivées ou supprimer des départs. Si vous téléchargez actuellement des managers, vous n'aurez pas besoin de le faire non plus.
  
  
• Q : Unmind peut-il s'intégrer directement à notre SIRH ?
  Unmind offre une intégration facile à l'aide de notre outil d'intégration merge.dev. Cela nous permet de nous intégrer facilement aux systèmes RH les plus courants.