Ce guide vous explique comment gérer l'accès à la plateforme Unmind pour les employés qui rejoignent ou quittent votre organisation, en utilisant notre fonction Gérer les utilisateurs.
Commencer
Pour commencer, cliquez sur le bouton Menu en haut à droite de votre écran Unmind, puis cliquez sur le bouton Admin dans le menu.
Choisir le bon chemin
Cliquez sur l'onglet Gérer les utilisateurs. Vous utiliserez la tuile Ajouter des utilisateurs pour accorder l'accès aux employés ou la tuile Supprimer des utilisateurs pour supprimer l'accès des employés.
Quelles informations mon fichier doit-il contenir ?
Les informations contenues dans votre fichier et la nécessité d'ajouter et/ou de supprimer des utilisateurs dépendent des critères d'accès de votre organisation. Le critère d'accès est la méthode utilisée par vos employés pour s'inscrire à Unmind.
Le tableau ci-dessous indique si vous devez utiliser la fonction Ajouter des utilisateurs ou Supprimer des utilisateurs en fonction de vos critères d'accès.
| Critères d'accès | Ajouter et/ou supprimer des utilisateurs ? |
| Domaine de l'adresse électronique professionnelle |
Ajouter des utilisateurs : aucun téléchargement n'est nécessaire Supprimer des utilisateurs : adresse électronique |
| Numéro d'employé |
Ajouter des utilisateurs : numéros d'employés Supprimer des utilisateurs : numéros d'employés |
| Authentification unique |
Ajouter des utilisateurs : aucun téléchargement n'est nécessaire Supprimer des utilisateurs : adresses électroniques ou numéros d'employé, selon l'option utilisée par votre entreprise pour identifier les employés. |
Préparer les fichiers de vos employés pour le téléchargement
Lorsque vous sélectionnez Choisir un fichier, vous êtes invité à fournir une liste d'enregistrements d'utilisateurs au format .csv (comma-separated values).
Le fichier .csv doit être formaté comme suit :
- Sous la forme d'une colonne unique contenant les numéros d'employés ou les domaines de messagerie professionnelle (en fonction des critères d'accès à Unmind définis par votre organisation, voir également le tableau ci-dessus).
- Le fichier ne doit pas contenir d'en-tête de colonne.
Vous trouverez ci-dessous un exemple d'informations sur l'utilisateur dans le bon format :
Comment ajouter des utilisateurs
Téléchargez votre fichier .csv contenant les utilisateurs que vous souhaitez ajouter en cliquant sur Choisir un fichier. Sélectionnez votre fichier dans votre système et attendez qu'il soit traité.
Un aperçu récapitulatif s'affiche, indiquant le nombre de lignes de votre fichier .csv.
Une fois que vous avez cliqué sur Soumettre les modifications, vous devriez voir un écran confirmant que votre liste a été mise à jour avec succès.
Remarque : le chiffre de confirmation peut différer du récapitulatif de l'aperçu si vous avez inclus des doublons dans le fichier csv.
Comment supprimer des utilisateurs
Veuillez noter : une fois que vous avez supprimé un utilisateur, celui-ci aura toujours accès à Unmind pendant 30 jours au titre de période de réflexion et recevra une notification par courrier électronique l'en informant. Au-delà de 30 jours, les informations personnellement identifiables seront supprimées de notre système.
Pour supprimer des utilisateurs, téléchargez votre fichier .csv contenant les utilisateurs que vous souhaitez supprimer en cliquant sur Choisir un fichier. Sélectionnez votre fichier dans votre système et attendez qu'il soit traité.
Un aperçu récapitulatif s'affiche, indiquant le nombre de lignes de votre fichier .csv.
Une fois que vous avez cliqué sur Soumettre les modifications, vous devriez voir un écran confirmant que votre liste a été mise à jour avec succès.
Veuillez noter : s'il y a des utilisateurs figurant dans votre fichier Supprimer les utilisateurs qui ne se sont jamais inscrits pour un compte Unmind, ils ne seront pas pris en compte dans le tableau récapitulatif. Ceci explique les différences entre le récapitulatif des utilisateurs supprimés et les entrées dans votre fichier Supprimer les utilisateurs.
Erreurs
Si vous recevez un message d'erreur, vérifiez que le fichier que vous téléchargez est au bon format (c'est-à-dire qu'il s'agit d'un fichier csv).
Si vous recevez un message d'erreur et que vous n'en connaissez pas la cause, contactez le service d'assistance et nous serons heureux de vous aider à résoudre le problème.