Descripción general
Mantén los datos de tus empleados actualizados en Unmind, incorpora y desincorpora empleados automáticamente y aumenta el compromiso y la adopción con la integración de sincronización de datos de empleados.
Configura y sincroniza los datos de los empleados en horas o días, no en semanas o meses.
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Involucra a toda tu plantilla
Podemos organizar campañas para aumentar el conocimiento y la adopción de Unmind para maximizar el compromiso y el valor para los empleados. -
Bajas automáticas
El día que finalice la relación laboral de un empleado, lo daremos de baja automáticamente y programaremos la eliminación de sus datos personales de Unmind. -
Identifica a los gerentes
Mantendremos a los gerentes sincronizados con Unmind para que puedan acceder y recibir automáticamente contenido específico para ellos.
Sincroniza tu directorio de empleados
La forma más rápida y segura de compartir datos de empleados con Unmind es con nuestra integración de sincronización de datos de empleados. Puedes sincronizar los datos de los empleados en el software de tu Sistema de Información de Recursos Humanos SIRH (como Workday, HiBob, BambooHR, SAP Success Factors).
La integración es transparente en cuanto a los datos de los empleados que solicita Unmind y tu sigues manteniendo el 100 % del control sobre la información que se comparte.
Qué necesita Unmind de ti para sincronizar los datos de tus empleados
- Asegúrate de que has leído y firmado el Apéndice sobre el Procesamiento de Datos (DPA) de Unmind.
- Una idea de los plazos típicos para que tu empresa apruebe nuestra integración con tu SIRH o proveedor de identidad. Estos varían de un cliente a otro en función de los equipos implicados: RR. HH., Tecnología Informática, Seguridad de la Información.
- Cuando estés listo, puedes sincronizar los datos de tus empleados con Unmind siguiendo unas sencillas instrucciones de configuración. La integración en sí es muy sencilla y no requerirá ningún esfuerzo de desarrollo ni de ingeniería, sólo la configuración por parte de un administrador de tu SIRH o proveedor de identidad.
Qué apoyo recibirás de Unmind
- Unmind puede ayudarte en el proceso y lo hemos diseñado para que sea lo más rápido y fácil posible. Todo debería poder ser configurado por tu administrador de RR. HH. o de Tecnología Informática con los permisos adecuados, por lo que no necesitarás hacer ningún desarrollo o ingeniería adicional.
- Unmind puede proporcionarte instrucciones paso a paso sobre cómo integrar tu sistema de RR. HH. o proveedor de identidad con Unmind.
Proceso de integración
- Unmind le envía un enlace a tu equipo de integraciones por correo electrónico.
- El enlace abre una herramienta de integración con instrucciones paso a paso sobre cómo configurar la integración:
- Tienes total visibilidad y control sobre qué datos solicita Unmind
- Sólo utilizaremos los datos de los empleados que compartas para la finalidad que se acuerde
- No se necesita desarrollo ni ingeniería, y la integración puede completarla un administrador de SIRH o de TI con los permisos adecuados.
- Una vez completada la integración, recibirás una confirmación de que se ha realizado correctamente
- Los datos de los empleados se sincronizan al menos diariamente y hasta cada 3 horas
Datos técnicos
Unmind utiliza la plataforma merge.dev para que tu empresa pueda sincronizar fácilmente los datos de los empleados con Unmind. Merge es una herramienta de compromiso empresarial que proporciona una forma segura de sincronizar los datos de los empleados desde tu SIRH a Unmind. Merge cuenta con las certificaciones SOC 2 Tipo II, ISO 27001 y HIPAA.
Datos del empleado
Campo de datos |
Tipo |
¿Es necesario? |
Propósito |
Nombre |
Texto |
Sí |
Para identificar a un empleado y utilizarlo en una campaña de correo electrónico |
Apellidos |
Texto |
Sí |
Para identificar a un empleado y utilizarlo en una campaña de correo electrónico |
Nombre preferente |
Texto |
Opcional |
Se utilizará en lugar del nombre si se proporciona. |
Correo electrónico del trabajo |
Texto |
Sí |
Para identificar a un empleado y utilizarlo en una campaña de correo electrónico |
Número de empleado |
Hilo |
Sí, si no se utiliza el correo electrónico |
Para identificar a un empleado, se utilizará si la organización utiliza identificadores de empleado en lugar de correos electrónicos. |
Situación laboral |
Hilo |
Sí |
Para identificar si un empleado está activo o no. Valores posibles ACTIVO, PENDIENTE, INACTIVO |
Fecha de inicio |
Fecha |
Sí |
La fecha se utilizará para procesar al empleado. |
Fecha de cese |
Fecha |
Sí |
Para identificar cuándo un empleado ha dejado la empresa, de modo que podamos eliminar automáticamente el acceso y borrar sus datos en el momento adecuado |
Gerente |
Hilo |
Opcional |
Para conceder acceso al contenido del Gerente de Unmind y enviar correos electrónicos específicos de gerencia (Dependiendo del paquete). Se requiere la identificación de gerente del empleado. |
Preguntas frecuentes
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P: ¿Mi empresa tiene que establecer una integración para sincronizar los datos de los empleados con Unmind?
Es recomendable pero no obligatorio. Si no utilizas la integración con el SIRH o con el proveedor de identidad, tendrás que cargar manualmente las bajas (y también las altas si utilizas la identificación de empleado para iniciar sesión). Además, es posible que tengas que compartir periódicamente listas de correos electrónicos de empleados si quieres que Unmind se dirija a toda tu plantilla por correo electrónico para aumentar la adopción y el conocimiento de Unmind. -
P: ¿Cuánto tiempo se tarda en configurar la integración con Unmind?
Tu administrador de SIRH o proveedor de identidad puede configurar la integración en cuestión de minutos. Luego, la primera sincronización tardará hasta un par de horas, pero normalmente toma menos tiempo. Posteriormente, los datos de los empleados se sincronizarán diariamente. Ten en cuenta en tu planificación los procesos internos de aprobación de la integración informática. -
P: ¿Utiliza SFTP?
Ofrecemos dos opciones de integración:
API: Este método utiliza la API de tu sistema de RR. HH. para acceder de forma segura a los datos necesarios. Sólo tienes que seguir las instrucciones proporcionadas para configurar un acceso seguro y personalizable. No se requiere ningún esfuerzo de desarrollo o ingeniería.
SFTP: Para plataformas en las que SFTP esté disponible, puedes optar por este método para transferir datos entre tu sistema de RR. HH. y Merge. El protocolo SFTP utiliza un archivo completo y elimina los registros que no están presentes en cada transferencia, garantizando una transferencia de datos eficaz y segura. -
P: ¿Están seguros mis datos?
Nos tomamos muy en serio la protección y el tratamiento de tus datos. Sólo utilizaremos los datos de los empleados que compartas para la finalidad acordada. Nuestra integración cuenta con las certificaciones SOC 2 Tipo II, ISO 27001 y HIPAA. Todos los datos están encriptados en tránsito y en reposo. -
P: Si queremos darnos de baja, ¿cómo podemos "cancelar" la integración? ¿Cómo detenemos la transferencia de datos?
Tienes todo el control en tu SIRH para eliminar la conexión, o puedes avisar a nuestro equipo de asistencia y ellos desactivarán la conexión. Una vez interrumpida la conexión, podemos programar la eliminación de los datos sincronizados de los empleados en 24 horas. -
P: ¿Podemos seleccionar qué datos se comparten y cuáles no?
Sí. Conservas el control total sobre los datos de los empleados que se comparten con Unmind.
Sólo solicitaremos los datos que tú y Unmind hayan acordado previamente. -
P: ¿Y los datos de los no usuarios de Unmind, tienen acceso a ellos?
Sí. Cuando sincronices los datos de tus empleados, Unmind tendrá acceso a todos los empleados, aunque sólo a los atributos específicos que se hayan acordado. Esto es beneficioso, ya que podemos enviar correos electrónicos a todos los empleados como parte del lanzamiento de Unmind para maximizar la aceptación y la adopción. -
P: ¿Se le proporcionará a Unmind acceso a los datos de información personal de identificación de nuestros empleados?
Los empleados ya comparten su nombre y dirección de correo electrónico con Unmind. Si decides compartir datos demográficos (edad, sexo, etnia) o datos sobre el tiempo libre, esos datos sólo se utilizarán de forma agregada y anónima para proteger la privacidad de los empleados. -
P: ¿Durante cuánto tiempo conserva Unmind los datos a los que se accede por medio de merge.dev?
Cualquier dato al que accedamos por medio de una integración con el SIRH o con un proveedor de identidad está sujeto a nuestra política estándar de conservación de datos. Seguridad, integridad y conservación de tu información. -
P: ¿Y si sólo queremos que Unmind tenga datos sobre un determinado segmento de nuestro negocio, podemos impedir el acceso a todos los datos de los empleados?
Puedes establecer el alcance de los datos compartidos dentro de tu SIRH o proveedor de identidad. -
P: ¿Se comparten los datos mediante un archivo? ¿Por protocolo SFTP? ¿Cómo se transfiere? ¿Qué tan segura es esa transferencia?
Aunque utilizamos principalmente solicitudes API para transferir de forma segura los datos de los empleados, Merge ha empezado a desplegar SFTP para plataformas seleccionadas, empezando por Workday.
Todos los datos transferidos, ya sea por medio de solicitudes API o SFTP, se encriptan en tránsito y en reposo. El acceso a los datos de los empleados es autorizado por tu empresa. -
P: ¿Suprimirá esto la necesidad de cargar manualmente los datos cada mes? ¿Cómo se enterará Unmind de las nuevas incorporaciones?
Sí, no tendrás que preparar y cargar periódicamente archivos CSV a Unmind para añadir altas o bajas. Si actualmente cargas gerentes, tampoco necesitarás hacerlo. -
P: ¿Puede Unmind integrarse directamente con nuestro SIRH?
Unmind proporciona una integración sencilla utilizando nuestra herramienta de integración merge.dev. Esto nos permite integrarnos fácilmente con los sistemas de RR. HH. más comunes.