Leitfaden zur Synchronisierung von Mitarbeiterdaten

Übersicht

Halte deine Mitarbeiterdaten in Unmind auf dem neuesten Stand, melde deine Mitarbeiter automatisch an und ab und steigere das Engagement und die Akzeptanz mit der Mitarbeiterdaten-Synchronisation.

Du kannst deine Mitarbeiterdaten innerhalb von Stunden oder Tagen einrichten und synchronisieren, nicht Wochen oder Monate.

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  Wir können Kampagnen durchführen, um den Bekanntheitsgrad und die Akzeptanz von Unmind zu erhöhen und so das Engagement und den Nutzen für die Beschäftigtenzu maximieren.
• Automatisches Abmelden
  An dem Tag, an dem das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters endet, werden wir ihn automatisch abmelden und die Löschung seiner persönlichen Unmind-Daten planen.
• Identifiziere Manager
  Wir halten Manager mit Unmind synchronisiert, so dass Manager automatisch auf manager-spezifische Inhalte zugreifen und diese empfangen können

Synchronisiere dein Mitarbeiterverzeichnis

Der schnellste und sicherste Weg, um Mitarbeiterdaten mit Unmind auszutauschen, ist unsere Mitarbeiterdaten-Synchronisation. Du kannst Mitarbeiterdaten aus deinem Personalinformationssystem HRIS (wie Workday, HiBob, BambooHR, SAP Success Factors) synchronisieren

Die Integration macht transparent, welche Mitarbeiterdaten Unmind abfragt, und du behältst trotzdem 100 % die Kontrolle darüber, welche Informationen weitergegeben werden.

Was Unmind von dir braucht, um deine Mitarbeiterdaten zu synchronisieren

1. Vergewissere dich, dass du den Unmind Data Processing Addendum DPA gelesen und unterschrieben hast.
2. Eine Vorstellung von der typischen Vorlaufzeit, die dein Unternehmen benötigt, um unsere Integration mit deinem HRIS oder Identitätsanbieter zu genehmigen. Diese variiert von Kunde zu Kunde, je nachdem, welche Teams beteiligt sind: HR, IT, Informationssicherheit).
3. Wenn du bereit bist, kannst du deine Mitarbeiterdaten mit Unmind synchronisieren, indem du einige einfache Konfigurationsanweisungen befolgst. Die Integration selbst ist sehr einfach und erfordert keinen Entwicklungs-/Engineeringaufwand, sondern nur die Konfiguration durch einen Administrator deines HRIS oder Identitätanbieters.

Welche Unterstützung du von Unmind bekommst

• Unmind kann dich bei diesem Prozess unterstützen und wir haben ihn so schnell und einfach wie möglich gestaltet. Alles sollte von deinem Personal- oder IT-Administrator mit den entsprechenden Berechtigungen konfiguriert werden können, sodass du keine zusätzlichen Entwicklungs- oder Konstruktionsarbeiten durchführen musst.
• Unmind kann dir Schritt für Schritt erklären, wie du dein HR-System oder deinen Identitätsanbieter in Unmind integrieren kannst.

Integrationsprozess

1. Unmind schickt einen Link an dein Integrationsteam
2. Der Link öffnet ein Integrationstool mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du die Integration einrichtest:
• Du hast volle Transparenz und Kontrolle darüber, welche Daten von Unmind angefordert werden
• Wir verwenden Mitarbeiterdaten, die du uns mitteilst, nur für den vereinbarten Zweck
• Es ist keine Entwicklung oder Technik erforderlich und die Integration kann von einem HRIS- oder IT-Administrator mit den richtigen Berechtigungen durchgeführt werden.
3. Sobald die Integration abgeschlossen ist, erhältst du eine Bestätigung, dass sie erfolgreich war.
4. Arbeitnehmerdaten werden mindestens täglich und bis zu alle 3 Stunden synchronisiert

Technische Details

Unmind nutzt die Plattform merge.dev, um deinem Unternehmen eine einfache Synchronisierung der Mitarbeiterdaten mit Unmind zu ermöglichen. Merge ist ein Unternehmenstool, das eine sichere Möglichkeit bietet, Mitarbeiterdaten aus deinem HRIS mit Unmind zu synchronisieren. Merge ist SOC 2 Typ II, ISO 27001 und HIPAA zertifiziert.

Mitarbeiterdaten

FAQs

• F: Muss mein Unternehmen eine Integration einrichten, um Mitarbeiterdaten mit Unmind zu synchronisieren?
  Es wird empfohlen, ist aber nicht verpflichtend. Wenn du die HRIS- oder Identity-Provider-Integration nicht nutzt, musst du Austritte manuell hochladen (und auch Neueintritte, wenn du dich mit der Mitarbeiter-ID anmeldest). Außerdem musst du eventuell regelmäßig Listen mit den E-Mail-Adressen deiner Mitarbeiter freigeben, wenn du möchtest, dass Unmind deine gesamte Belegschaft per E-Mail kontaktiert, um die Akzeptanz und Bekanntheit von Unmind zu erhöhen.
• F: Wie lange wird es dauern, die Integration mit Unmind einzurichten?
  Die Einrichtung der Integration kann in wenigen Minuten von deinem HRIS- oder Identitätanbieter-Admin abgeschlossen werden. Die erste Synchronisierung dauert dann bis zu ein paar Stunden, normalerweise aber weniger. Die Daten der Beschäftigten werden anschließend täglich synchronisiert. Bitte berücksichtige bei deiner Planung alle internen Genehmigungsverfahren für die IT-Integration.
  
  
• F: Wird dabei SFTP verwendet?
  Wir bieten zwei Integrationsmöglichkeiten:
  API: Diese Methode nutzt die API deines HR-Systems, um sicher auf die benötigten Daten zuzugreifen. Folge einfach den Anweisungen, um einen sicheren und anpassbaren Zugang einzurichten. Es ist kein Entwicklungs- oder Engineering-Aufwand erforderlich.
  SFTP: Für Plattformen, auf denen SFTP verfügbar ist, kannst du dich für diese Methode entscheiden, um Daten zwischen deinem HR-System und Merge zu übertragen. SFTP verwendet eine vollständige Datei und löscht bei jeder Übertragung alle nicht vorhandenen Zeilen, um eine effiziente und sichere Datenübertragung zu gewährleisten.
  
  
• F: Sind meine Daten sicher?
  Wir nehmen den Schutz und die Verarbeitung deiner Daten ernst. Wir verwenden die Daten der Beschäftigten, die du uns mitteilst, nur für den vereinbarten Zweck. Unsere Integration ist SOC 2 Typ II, ISO 27001, und HIPAA zertifiziert. Alle Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt.
  
  
• F: Wie können wir die Integration "beenden", wenn wir sie beenden wollen? Wie können wir die Datenübertragung stoppen?
  Du hast die volle Kontrolle in deinem HRIS, um die Verbindung zu entfernen, oder du kannst unser Support-Team informieren, das die Verbindung von unserer Seite aus abschalten kann. Sobald die Verbindung gestoppt wurde, können wir planen, dass alle synchronisierten Mitarbeiterdaten in 24 Stunden gelöscht werden.
  
  
• F: Können wir auswählen, welche Daten freigegeben werden und welche nicht?
  Ja. Du behältst die volle Kontrolle darüber, welche Mitarbeiterdaten mit Unmind geteilt werden. Wir fragen
  nur Daten ab, die du und Unmind im Voraus vereinbart haben.
  
  
• F: Was ist mit den Daten von Nicht-Unmind-Benutzern, habt ihr da auch Zugriff drauf?
  Ja. Wenn du deine Mitarbeiterdaten synchronisierst, hat Unmind Zugriff auf alle Mitarbeiter, allerdings nur auf die spezifischen Attribute, die vereinbart wurden. Das hat den Vorteil, dass wir allen Beschäftigten E-Mails zur Einführung von Unmind schicken können, um die Akzeptanz zu maximieren.
  
  
• F: Bekommt Unmind dadurch Zugriff auf personenbezogene Daten unserer Beschäftigten?
  Die Beschäftigten teilen bereits ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse mit Unmind. Wenn du dich dafür entscheidest, demografische Daten (Alter, Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit) oder Daten zu Fehlzeiten weiterzugeben, werden diese Daten nur in aggregierter, anonymisierter Form verwendet, um die Privatsphäre der Beschäftigten zu schützen.
  
  
• F: Wie lange speichert Unmind die Daten, auf die über merge.dev zugegriffen wird?
  Alle Daten, auf die wir über eine HRIS- oder Identitätsanbieter-Integration zugreifen, unterliegen unserer Standardrichtlinie zur Datenspeicherung. Datensicherheit, Integrität und Aufbewahrung deiner Informationen.
  
  
• F: Was ist, wenn wir wollen, dass Unmind nur Daten über ein bestimmtes Segment unseres Unternehmens hat, können wir den Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten verhindern?
  Du kannst den Umfang der geteilten Daten innerhalb deines HRIS oder Identitätanbieters festlegen.
  
  
• F: Werden die Daten über eine Datei geteilt? SFTP? Wie wird sie übertragen? Wie sicher ist dieser Transfer?
  Während wir in erster Linie API-Anfragen verwenden, um Mitarbeiterdaten sicher zu übertragen, hat Merge damit begonnen, SFTP für ausgewählte Plattformen einzuführen, angefangen mit Workday.
  Alle Daten, die über API-Anfragen oder SFTP übertragen werden, sind während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Der Zugriff auf die Mitarbeiterdaten wird von deinem Unternehmen genehmigt.
  
  
• F: Müssen die Daten dann nicht mehr jeden Monat manuell hochgeladen werden? Wie erfährt Unmind von neuen Mitgliedern?
  Ja, du musst nicht mehr regelmäßig CSV-Dateien vorbereiten und zu Unmind hochladen, um neue Mitglieder hinzuzufügen oder Austretende zu entfernen. Wenn du derzeit Manager hochlädst, brauchst du das auch nicht zu tun.
  
  
• F: Kann Unmind direkt mit unserem HRIS integriert werden?
  Unmind bietet eine einfache Integration mit unserem Integrationstool merge.dev. So können wir problemlos in die meisten gängigen HR-Systeme integriert werden.