কর্মচারী ডেটা সিঙ্ক গাইড

সংক্ষিপ্ত বিবরণ

Unmind-এ আপনার কর্মচারী ডেটা আপডেট রাখুন, স্বয়ংক্রিয়ভাবে কর্মচারীদের অনবোর্ড এবং অফবোর্ড করুন এবং কর্মচারী ডেটা সিঙ্ক ইন্টিগ্রেশনের মাধ্যমে সম্পৃক্ততা এবং গ্রহণযোগ্যতা বৃদ্ধি করুন।

সেট আপ করুন এবং কর্মচারী ডেটা সিঙ্ক করুন ঘণ্টা বা দিনে, সপ্তাহ বা মাস নয়।

• আপনার পুরো কর্মশক্তিকে সম্পৃক্ত করুন
  আমরা Unmind-এর সচেতনতা এবং গ্রহণযোগ্যতা বাড়ানোর জন্য প্রচারণা চালাতে পারি যাতে কর্মচারীদের জন্য সম্পৃক্ততা এবং মূল্য সর্বাধিক হয়।
• স্বয়ংক্রিয়ভাবে ছেড়ে যাওয়া কর্মচারীদের অফবোর্ড করুন
  কোনো কর্মচারীর চাকরির মেয়াদ শেষ হওয়ার দিনে, আমরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে তাদের অফবোর্ড করব এবং তাদের ব্যক্তিগত Unmind ডেটা মুছে ফেলার জন্য সময়সূচী নির্ধারণ করব।
• ম্যানেজারদের সনাক্ত করুন
  আমরা ম্যানেজারদের Unmind-এর সঙ্গে সিঙ্ক রাখব যাতে ম্যানেজাররা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ম্যানেজার-নির্দিষ্ট কন্টেন্ট অ্যাক্সেস এবং গ্রহণ করতে পারেন।

আপনার কর্মচারী ডিরেক্টরি সিঙ্ক করুন

Unmind-এর সঙ্গে কর্মচারী ডেটা শেয়ার করার দ্রুততম, সবচেয়ে নিরাপদ উপায় হল আমাদের কর্মচারী ডেটা সিঙ্ক ইন্টিগ্রেশন। আপনি আপনার মানব সম্পদ তথ্য সিস্টেম HRIS সফটওয়্যার (যেমন Workday, HiBob, BambooHR, SAP Success Factors) থেকে কর্মচারী ডেটা সিঙ্ক করতে পারেন।

ইন্টিগ্রেশনটি Unmind যে কর্মচারী ডেটা অনুরোধ করছে তা সম্পর্কে স্বচ্ছ এবং আপনি এখনও কোন তথ্য শেয়ার করা হচ্ছে তার উপর 100% নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখেন।

আপনার কর্মচারী ডেটা সিঙ্ক করতে Unmind-এর আপনার কাছ থেকে যা প্রয়োজন

1. নিশ্চিত করুন যে আপনি Unmind ডেটা প্রসেসিং অ্যাডেন্ডাম DPA পড়েছেন এবং স্বাক্ষর করেছেন।
2. আপনার কোম্পানির জন্য আমাদের ইন্টিগ্রেশনকে আপনার HRIS বা আইডেন্টিটি প্রোভাইডারের সঙ্গে অনুমোদন করার জন্য সাধারণ লিড টাইমের একটি ধারণা। এগুলি ক্লায়েন্ট থেকে ক্লায়েন্টের মধ্যে পরিবর্তিত হয় যে কোন দলগুলি জড়িত: HR, IT, তথ্য নিরাপত্তা।
3. যখন আপনি প্রস্তুত, আপনি কিছু সহজ কনফিগারেশন নির্দেশাবলী অনুসরণ করে Unmind-এর সঙ্গে আপনার কর্মচারী ডেটা সিঙ্ক করতে পারেন। ইন্টিগ্রেশনটি নিজেই খুব সরল এবং কোনো ডেভেলপমেন্ট/ইঞ্জিনিয়ারিং প্রচেষ্টা প্রয়োজন হবে না, শুধুমাত্র আপনার HRIS বা আইডেন্টিটি প্রোভাইডারের একজন প্রশাসকের দ্বারা কনফিগারেশন।

Unmind থেকে আপনি যে সহায়তা পাবেন

• Unmind আপনাকে প্রক্রিয়ার মাধ্যমে সহায়তা করতে পারে এবং আমরা এটি যত দ্রুত এবং সহজ সম্ভব করার জন্য ডিজাইন করেছি। সবকিছু আপনার HR বা IT প্রশাসকের দ্বারা উপযুক্ত অনুমতিসহ কনফিগারযোগ্য হওয়া উচিত, তাই আপনাকে কোনো অতিরিক্ত ডেভেলপমেন্ট বা ইঞ্জিনিয়ারিং করতে হবে না।
• Unmind আপনার HR সিস্টেম বা আইডেন্টিটি প্রোভাইডারকে Unmind-এর সঙ্গে ইন্টিগ্রেট করার জন্য ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী প্রদান করতে পারে।

ইন্টিগ্রেশন প্রক্রিয়া

1. Unmind আপনার ইন্টিগ্রেশন টিমকে একটি লিঙ্ক ইমেল করে
2. লিঙ্কটি ইন্টিগ্রেশন টুল খুলে ধাপে ধাপে ইন্টিগ্রেশন সেটআপ করার নির্দেশাবলী দেয়:
• আপনার কাছে Unmind দ্বারা অনুরোধ করা ডেটার উপর সম্পূর্ণ দৃশ্যমানতা এবং নিয়ন্ত্রণ রয়েছে
• আমরা শুধুমাত্র সেই উদ্দেশ্যে কর্মচারী ডেটা ব্যবহার করব যা আপনি শেয়ার করেন
• কোনো ডেভেলপমেন্ট বা ইঞ্জিনিয়ারিং প্রয়োজন নেই এবং সঠিক অনুমতিসহ একটি HRIS বা IT অ্যাডমিন দ্বারা ইন্টিগ্রেশন সম্পন্ন করা যেতে পারে।
3. একবার ইন্টিগ্রেশন সম্পন্ন হলে আপনি নিশ্চিতকরণ পাবেন যে এটি সফল
4. কর্মচারী ডেটা প্রতিদিন অন্তত একবার এবং সর্বোচ্চ প্রতি ৩ ঘণ্টায় সিঙ্ক হয়

প্রযুক্তিগত বিবরণ

Unmind আপনার কোম্পানিকে সহজেই Unmind-এর সঙ্গে কর্মচারী ডেটা সিঙ্ক করতে সক্ষম করতে merge.dev প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করে। Merge একটি এন্টারপ্রাইজ সম্পৃক্ততা টুল যা আপনার HRIS থেকে Unmind-এর সঙ্গে কর্মচারী ডেটা সিঙ্ক করার একটি নিরাপদ উপায় প্রদান করে। Merge SOC 2 টাইপ II, ISO 27001, এবং HIPAA সার্টিফাইড।

কর্মচারী ডেটা

প্রশ্নোত্তর

• প্রশ্ন: আমার কোম্পানিকে কি Unmind-এর সঙ্গে কর্মচারী ডেটা সিঙ্ক করতে ইন্টিগ্রেশন সেট আপ করতে হবে?
  এটি সুপারিশ করা হয় তবে বাধ্যতামূলক নয়। আপনি যদি HRIS বা আইডেন্টিটি প্রোভাইডার ইন্টিগ্রেশন ব্যবহার না করেন তবে আপনাকে ম্যানুয়ালি ছেড়ে যাওয়া কর্মচারীদের আপলোড করতে হবে (এবং যদি আপনি কর্মচারী আইডি ব্যবহার করে লগইন করেন তবে যোগদানকারীদেরও)। এছাড়াও আপনি যদি Unmind-এর মাধ্যমে আপনার পুরো কর্মশক্তির সঙ্গে ইমেলের মাধ্যমে সম্পৃক্ততা এবং সচেতনতা বাড়াতে চান তবে আপনাকে সময়ে সময়ে কর্মচারী ইমেলের তালিকা শেয়ার করতে হতে পারে।
• প্রশ্ন: Unmind-এর সঙ্গে ইন্টিগ্রেশন সেট আপ করতে কতক্ষণ সময় লাগবে?
  আপনার HRIS বা আইডেন্টিটি প্রোভাইডার অ্যাডমিন দ্বারা ইন্টিগ্রেশন সেট আপ করা কয়েক মিনিটের মধ্যে সম্পন্ন করা যেতে পারে। প্রথম সিঙ্কটি তারপরে কয়েক ঘন্টা সময় নেবে, তবে সাধারণত কম। কর্মচারী ডেটা পরবর্তীতে প্রতিদিন সিঙ্ক হয়। আপনার পরিকল্পনায় আপনার অভ্যন্তরীণ IT ইন্টিগ্রেশন অনুমোদন প্রক্রিয়াগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন।
  
  
• প্রশ্ন: এটি কি SFTP ব্যবহার করে?
  আমরা দুটি ইন্টিগ্রেশন বিকল্প অফার করি:
  API: এই পদ্ধতিটি আপনার HR সিস্টেমের API ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় ডেটা নিরাপদে অ্যাক্সেস করতে। নিরাপদ এবং কাস্টমাইজযোগ্য অ্যাক্সেস সেট আপ করতে প্রদত্ত নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন। কোনো ডেভেলপমেন্ট বা ইঞ্জিনিয়ারিং প্রচেষ্টা প্রয়োজন হয় না।
  SFTP: যেসব প্ল্যাটফর্মে SFTP উপলব্ধ, আপনি এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করতে পারেন আপনার HR সিস্টেম এবং Merge-এর মধ্যে ডেটা স্থানান্তর করতে। SFTP একটি সম্পূর্ণ ফাইল ব্যবহার করে এবং প্রতিটি স্থানান্তরে উপস্থিত না থাকা সারিগুলি মুছে দেয়, দক্ষ এবং নিরাপদ ডেটা স্থানান্তর নিশ্চিত করে।
  
  
• প্রশ্ন: আমার ডেটা কি নিরাপদ?
  আমরা আপনার ডেটা রক্ষা এবং প্রক্রিয়াকরণকে গুরুত্ব সহকারে নিই। আমরা শুধুমাত্র সেই উদ্দেশ্যে কর্মচারী ডেটা ব্যবহার করব যা আপনি শেয়ার করেন। আমাদের ইন্টিগ্রেশন SOC 2 টাইপ II, ISO 27001, এবং HIPAA সার্টিফাইড। সমস্ত ডেটা ট্রানজিট এবং বিশ্রামে এনক্রিপ্ট করা হয়।
  
  
• প্রশ্ন: আমরা যদি বাতিল করতে চাই, তাহলে আমরা কীভাবে ইন্টিগ্রেশন ‘বাতিল’ করতে পারি? আমরা কীভাবে ডেটা স্থানান্তর বন্ধ করব?
  আপনার HRIS-এর মধ্যে সংযোগ সরানোর জন্য আপনার সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ রয়েছে, অথবা আপনি আমাদের সহায়তা দলকে জানাতে পারেন এবং তারা আমাদের পক্ষ থেকে সংযোগ বন্ধ করতে পারে। একবার সংযোগ বন্ধ হয়ে গেলে আমরা 24 ঘন্টার মধ্যে যেকোনো সিঙ্ক করা কর্মচারী ডেটা মুছে ফেলার সময়সূচী নির্ধারণ করতে পারি।
  
  
• প্রশ্ন: আমরা কোন ডেটা শেয়ার করা হবে এবং কোন ডেটা শেয়ার করা হবে না তা কি নির্বাচন করতে পারি?
  হ্যাঁ। আপনি Unmind-এর সঙ্গে কোন কর্মচারী ডেটা শেয়ার করা হবে তার উপর সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখেন। আমরা শুধুমাত্র সেই ডেটা অনুরোধ করব যা আপনি এবং Unmind পূর্বে সম্মত হয়েছে।
  
  
• প্রশ্ন: Unmind ব্যবহারকারী নয় এমন ডেটা সম্পর্কে কী, আপনি কি তাতে অ্যাক্সেস পাবেন?
  হ্যাঁ। যখন আপনি আপনার কর্মচারী ডেটা সিঙ্ক করেন Unmind সমস্ত কর্মচারীর অ্যাক্সেস থাকবে, যদিও শুধুমাত্র নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্যগুলিতে যা সম্মত হয়েছে। এটি উপকারী কারণ আমরা Unmind-এর লঞ্চের অংশ হিসাবে সমস্ত কর্মচারীকে ইমেল পাঠাতে পারি যাতে গ্রহণযোগ্যতা এবং গ্রহণ সর্বাধিক হয়।
  
  
• প্রশ্ন: এটি কি Unmind-কে আমাদের কর্মচারীদের সম্পর্কে PII ডেটা অ্যাক্সেস প্রদান করবে?
  কর্মচারীরা ইতিমধ্যে তাদের নাম এবং ইমেল ঠিকানা Unmind-এর সঙ্গে শেয়ার করে। আপনি যদি ডেমোগ্রাফিক ডেটা (বয়স, লিঙ্গ, জাতিসত্তা) বা সময় বন্ধের ডেটা শেয়ার করতে চান তবে সেই ডেটা শুধুমাত্র একটি সমষ্টিগত, বেনামী উপায়ে ব্যবহার করা হবে যাতে কর্মচারীর গোপনীয়তা রক্ষা করা হয়।
  
  
• প্রশ্ন: Unmind merge.dev-এর মাধ্যমে অ্যাক্সেস করা ডেটা কতক্ষণ রাখে?
  যেকোনো ডেটা যা আমরা HRIS বা আইডেন্টিটি প্রোভাইডার ইন্টিগ্রেশনের মাধ্যমে অ্যাক্সেস করি তা আমাদের স্ট্যান্ডার্ড ডেটা রিটেনশন নীতির অধীন। আপনার তথ্যের ডেটা নিরাপত্তা, অখণ্ডতা এবং রক্ষণাবেক্ষণ।
  
  
• প্রশ্ন: যদি আমরা শুধুমাত্র আমাদের ব্যবসার একটি নির্দিষ্ট অংশের উপর Unmind-এর ডেটা রাখতে চাই, তাহলে আমরা কি সমস্ত কর্মচারী ডেটায় অ্যাক্সেস বন্ধ করতে পারি?
  আপনি আপনার HRIS বা আইডেন্টিটি প্রোভাইডারের মধ্যে শেয়ার করা ডেটার সুযোগ সেট করতে পারেন।
  
  
• প্রশ্ন: ডেটা কি ফাইলের মাধ্যমে শেয়ার করা হয়? SFTP? এটি কীভাবে স্থানান্তরিত হয়? সেই স্থানান্তর কীভাবে নিরাপদ?
   আমরা প্রধানত API অনুরোধগুলি ব্যবহার করে কর্মচারী ডেটা নিরাপদে স্থানান্তর করি, Merge কিছু নির্বাচিত প্ল্যাটফর্মের জন্য SFTP রোল আউট শুরু করেছে, Workday দিয়ে শুরু করে।
  API অনুরোধ বা SFTP-এর মাধ্যমে স্থানান্তরিত সমস্ত ডেটা ট্রানজিট এবং বিশ্রামে এনক্রিপ্ট করা হয়। কর্মচারী ডেটায় অ্যাক্সেস আপনার কোম্পানি দ্বারা অনুমোদিত।
  
  
• প্রশ্ন: এটি কি প্রতি মাসে ম্যানুয়ালি ডেটা আপলোড করার প্রয়োজনীয়তা সরিয়ে দেবে? Unmind কীভাবে নতুন যোগদানকারীদের সম্পর্কে জানবে?
  হ্যাঁ, আপনাকে Unmind-এ যোগদানকারীদের যোগ করতে বা ছেড়ে যাওয়া কর্মচারীদের সরাতে CSV ফাইলগুলি প্রস্তুত এবং আপলোড করতে হবে না। আপনি যদি বর্তমানে ম্যানেজার আপলোড করেন তবে আপনাকেও তা করতে হবে না।
  
  
• প্রশ্ন: Unmind কি সরাসরি আমাদের HRIS-এর সঙ্গে ইন্টিগ্রেট করতে পারে?
  Unmind আমাদের ইন্টিগ্রেশন টুল merge.dev ব্যবহার করে একটি সহজ ইন্টিগ্রেশন প্রদান করে। এটি আমাদের বেশিরভাগ সাধারণ HR সিস্টেমের সঙ্গে সহজেই ইন্টিগ্রেট করতে দেয়।