এই গাইডটি আপনাকে দেখাবে কিভাবে আপনার সংস্থায় যোগদানকারী বা ছেড়ে যাওয়া কর্মচারীদের জন্য Unmind প্ল্যাটফর্মে অ্যাক্সেস পরিচালনা করবেন, আমাদের Manage Users ফাংশন ব্যবহার করে।
শুরু করা
শুরু করতে, আপনার Unmind ডেস্কটপ স্ক্রিনের উপরের ডানদিকে মেনু বোতামে ক্লিক করুন, তারপর মেনু থেকে অ্যাডমিন বোতামে ক্লিক করুন।
সঠিক পথ নির্বাচন করা
Manage users ট্যাবে ক্লিক করুন। আপনি কর্মচারীদের অ্যাক্সেস প্রদান করতে Add users টাইল ব্যবহার করবেন অথবা কর্মচারীদের অ্যাক্সেস অপসারণ করতে Remove users টাইল ব্যবহার করবেন।
আমার ফাইলে কি তথ্য থাকা উচিত?
আপনার ফাইলে থাকা তথ্য এবং আপনি ব্যবহারকারী যোগ এবং/অথবা অপসারণ করতে চান কিনা তা আপনার সংস্থার অ্যাক্সেস ক্রাইটেরিয়া উপর নির্ভর করবে। অ্যাক্সেস ক্রাইটেরিয়া হল পদ্ধতি যা আপনার কর্মচারীরা Unmind-এ নিবন্ধন করতে ব্যবহার করে।
নিচের টেবিলটি দেখায় যে আপনার অ্যাক্সেস ক্রাইটেরিয়া অনুযায়ী আপনাকে Add Users বা Remove Users ফাংশন ব্যবহার করতে হবে কিনা।
| অ্যাক্সেস ক্রাইটেরিয়া | ব্যবহারকারী যোগ এবং/অথবা অপসারণ করবেন? |
| কাজের ইমেইল ডোমেইন |
ব্যবহারকারী যোগ: আপলোডের প্রয়োজন নেই ব্যবহারকারী অপসারণ: ইমেইল ঠিকানা |
| কর্মচারী নম্বর |
ব্যবহারকারী যোগ: কর্মচারী নম্বর ব্যবহারকারী অপসারণ: কর্মচারী নম্বর |
| সিঙ্গেল সাইন অন (SSO) |
ব্যবহারকারী যোগ: আপলোডের প্রয়োজন নেই ব্যবহারকারী অপসারণ: ইমেইল ঠিকানা বা কর্মচারী নম্বর, আপনার কোম্পানি কর্মচারীদের সনাক্ত করতে যে বিকল্পটি ব্যবহার করে তার উপর নির্ভর করে |
আপনার কর্মচারী রেকর্ড আপলোডের জন্য প্রস্তুত করা
যখন আপনি Choose file নির্বাচন করবেন, তখন আপনাকে কমা-বিচ্ছিন্ন মান (.csv) ফাইল ফরম্যাটে ব্যবহারকারী রেকর্ডের একটি তালিকা প্রদান করতে বলা হবে।
.csv ফাইলটি নিম্নলিখিতভাবে ফরম্যাট করা প্রয়োজন:
- একটি একক কলাম হিসাবে যা কর্মচারী নম্বর বা কাজের ইমেইল ডোমেইন (আপনার সংস্থার Unmind-এ অ্যাক্সেস ক্রাইটেরিয়া অনুযায়ী, উপরের টেবিলটিও দেখুন) ধারণ করে।
- ফাইলে কোনো কলাম শিরোনাম থাকা উচিত নয়।
সঠিক ফরম্যাটে ব্যবহারকারী তথ্যের একটি উদাহরণ নিচে চিত্রিত করা হয়েছে:
ব্যবহারকারী যোগ করার পদ্ধতি
আপনার .csv ফাইলটি আপলোড করুন যা আপনি যোগ করতে চান এমন ব্যবহারকারীদের ধারণ করে, Choose file এ ক্লিক করে। আপনার সিস্টেম থেকে আপনার ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং এটি প্রক্রিয়াকরণের জন্য অপেক্ষা করুন।
একটি প্রিভিউ সারাংশ প্রদর্শিত হবে, যা আপনার .csv ফাইলে সারির সংখ্যা দেখায়।
একবার আপনি Submit changes এ ক্লিক করলে আপনি একটি স্ক্রিন দেখতে পাবেন যা নিশ্চিত করে যে আপনার তালিকা সফলভাবে আপডেট হয়েছে।
দয়া করে মনে রাখবেন: যদি আপনি .csv ফাইলে ডুপ্লিকেট অন্তর্ভুক্ত করে থাকেন তবে নিশ্চিতকরণ চিত্রটি প্রিভিউ সারাংশ থেকে ভিন্ন হতে পারে।
ব্যবহারকারী অপসারণের পদ্ধতি
দয়া করে মনে রাখবেন: একবার আপনি একজন ব্যবহারকারীকে অপসারণ করলে তারা এখনও ৩০ দিন Unmind-এ অ্যাক্সেস পাবে যা একটি কুলিং-অফ পিরিয়ড হিসেবে কাজ করবে এবং তাদের জানাতে একটি ইমেইল নোটিফিকেশন পাবে। ৩০ দিনের পর, ব্যক্তিগতভাবে সনাক্তযোগ্য তথ্য আমাদের সিস্টেম থেকে স্যানিটাইজ করা হবে।
ব্যবহারকারী অপসারণ করতে, আপনার .csv ফাইলটি আপলোড করুন যা আপনি অপসারণ করতে চান এমন ব্যবহারকারীদের ধারণ করে, Choose file এ ক্লিক করে। আপনার সিস্টেম থেকে আপনার ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং এটি প্রক্রিয়াকরণের জন্য অপেক্ষা করুন।
একটি প্রিভিউ সারাংশ প্রদর্শিত হবে, যা আপনার .csv ফাইলে সারির সংখ্যা দেখায়।
একবার আপনি Submit changes এ ক্লিক করলে আপনি একটি স্ক্রিন দেখতে পাবেন যা নিশ্চিত করে যে আপনার তালিকা সফলভাবে আপডেট হয়েছে।
দয়া করে মনে রাখবেন: যদি আপনার Remove users ফাইলে থাকা কোনো ব্যবহারকারী কখনো Unmind অ্যাকাউন্টের জন্য নিবন্ধন না করে থাকে, তবে তারা সারাংশ চিত্রে গণনা করা হবে না। এটি Remove users সারাংশ চিত্র এবং আপনার Remove users ফাইলে থাকা এন্ট্রিগুলির মধ্যে পার্থক্য ব্যাখ্যা করে।
ত্রুটি
যদি আপনি একটি ত্রুটি বার্তা পাচ্ছেন, দয়া করে চেক করুন যে আপনি যে ফাইলটি আপলোড করছেন তা সঠিক ফরম্যাটে আছে কিনা (অর্থাৎ এটি একটি .csv ফাইল কিনা)।
যদি আপনি একটি ত্রুটি বার্তা পাচ্ছেন এবং আপনি কেন তা নিশ্চিত না হন, দয়া করে সহায়তা কেন্দ্রের সাথে যোগাযোগ করুন এবং আমরা সমস্যার সমাধানে সাহায্য করতে পেরে খুশি হব।